Automatizar tarefas repetitivas (mas não apenas elas) é uma das regras de ouro na busca de mais produtividade e eficiência na gestão empresarial.
Quando falamos em operações e gerenciamento de negócios, precisamos entender o conceito de cadeia de valor.
É basicamente o seguinte:
- Para produzir um produto ou serviço, existe uma série de tarefas encadeadas que juntas e em ordem constroem esse produto ou serviço.
- Cada uma dessas atividades individualmente vai agregando valor ao produto ou serviço.
- E para seu negócio dar lucro, é preciso que a soma de valor que cada tarefa entrega ao seu produto ou serviço (pelo ângulo de percepção do cliente) seja maior que o custo efetivo que gera em sua empresa.
Confuso? É, fica mais fácil de entender com um exemplo:
Para fazer um bolo é preciso realizar uma série de tarefas: misturar os ingredientes, assar a massa, cortá-la ao meio, rechear, colocar a cobertura confeitada para enfeitar o bolo e, porque não? Uma cereja!
Se o consumidor olhar para seu bolo e achar que ele vale X e pagar isso por ele, é preciso que seus custos sejam menores que X.
Agora, imagine que você faça o mesmo bolo, mas sem a cereja. Às vezes, por causa deste pequeno detalhe, pode ser que ninguém queira comprar seu bolo. Isto é: o valor percebido pelo cliente quando você coloca uma cereja sobre o bolo é muito maior que o custo desta tarefa e da cereja.
O ideal é fazer com que todas as tarefas de sua cadeia produtiva, sua cadeia de valor, sejam como a cereja do bolo: com o menor custo possível, mas com grande percepção de valor pelo cliente.
E olha que legal: sabe qual é o tipo de tarefa que geralmente pode ter seu custo reduzido drasticamente? Tarefas repetitivas!
Por isso, a automação de tarefas repetitivas pode ajudar muito a “baratear” sua cadeia produtiva, sem deixar de entregar valor ao cliente.
E mais, saber como identificar gargalos dos processos produtivos da sua empresa também é uma boa maneira de selecionar quais tarefas automatizar.
Vamos ver com mais detalhes como escolher quais tarefas repetitivas automatizar no seu negócio no próximo tópico.
Como escolher e automatizar tarefas repetitivas
Vamos voltar ao nosso exemplo do bolo:
A primeira dica é a seguinte: cuidado ao automatizar tarefas que agregam valor percebido ao cliente. Às vezes, é melhor mantê-las manuais e ter certeza que são feitas com cuidado do que automatizar. O caso de nossa cereja é um desses. Deve ser bem difícil (ou pelo menos muito caro) bolar uma máquina só para pôr uma cereja no centro do bolo. Salvo engano, é melhor manter um confeiteiro fazendo isso.
Já a mistura de ingredientes não. É uma tarefa bem fácil de automatizar e, na verdade, é capaz de ficar até melhor uma máquina fazer isso sempre com as mesmas proporções, sem erros.
Viu a diferença?
Mas quando se fala em automatizar tarefas, na verdade, a maioria delas não envolve máquinas, mas softwares. É isso que vamos ver a seguir.
Veja também: 7 ferramentas para aumentar a produtividade do seu negócio
Integrando aplicativos para automatizar tarefas repetitivas
Uma pessoa preenchendo uma planilha, um formulário ou tomando certas decisões, como enviar ou não um email e que conteúdo colocar nele, nem sempre é a melhor solução. E os motivos são simples:
- Estas tarefas são chatas e repetitivas, desmotivam.
- As pessoas cometem erros.
- As pessoas se esquecem.
- As pessoas se atrasam.
- Essas tarefas tomam um tempo precioso das pessoas.
Como resolver isso?
Em primeiro lugar, sua empresa já deve usar alguns aplicativos e ferramentas que facilitam sua vida. Por exemplo: uma planilha compartilhada na nuvem pelo Google Drive para fazer demonstrativos financeiros, ou um disparador de email marketing, ou ainda um software de emissão de notas fiscais.
E se você opera um e-commerce, com certeza deve ter uma ferramenta de gestão de pagamentos online.
Mas, apesar de todos esses aplicativos à sua disposição, ainda existe muito trabalho manual e repetitivo para ser feito.
Toda vez que um pagamento é confirmado pelo seu sistema de recebimento, vamos imaginar, um de seus funcionários poderia ter que fazer 3 tarefas:
- Acrescentar esse valor na receita de sua planilha de demonstrativo financeiro.
- Emitir uma nota fiscal no sistema.
- Enviar um email de agradecimento ao cliente.
Vamos dizer que seu funcionário leva 5 minutos para cada tarefa. Se seu e-commerce fizer apenas 10 vendas em um dia, esse seu funcionário perderá 150 minutos, isto é, nada menos que duas horas e meia nestas tarefas repetitivas e que não agregam nenhum valor ao seu produto ou serviço!
Já pensou salvar este tempo do seu funcionário para ele poder trabalhar em algo bem mais produtivo e ainda conseguir que estas tarefas sejam feitas com muito mais velocidade e assertividade?
É fácil, basta automatizar tarefas repetitivas integrando os aplicativos que você já usa. E é isso que a Pluga pode oferecer para sua empresa, veja estes exemplos:
- A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de recebimentos, uma linha com o valor do pagamento é acrescentada em sua planilha no Google Drive.
- A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de pagamentos, uma nota fiscal é gerada pelo seu aplicativo de emissão de Nfe.
- A cada pagamento confirmado em sua ferramenta de gestão de pagamentos, um email de agradecimento é enviado por seu disparador de email marketing.
Se você usa o RD Station em seu negócio, temos mais um exemplo bacana para você dar uma olhada: Implemente na sua empresa processos automatizados, conectados com a API da RD Station
Viu como é útil automatizar tarefas repetitivas?
E com ajuda das automatizações da Pluga, você consegue configurar isso em menos de 2 minutos para cada integração, tudo muito fácil e ágil, sem ter que entender nada de programação.
Dê uma olhada em outras automatizações da Pluga:
