Quem não tem um dia corrido e cheio de compromissos hoje em dia?
E lá está você, preenchendo planilhas, gerando relatórios, criando planos de ação e gerenciando projetos quando pipoca em sua caixa de entrada aquele e-mail com um assunto assustador: “Reunião hoje 17h30” 😱
Como se não bastasse tudo o que você tem que resolver, ainda marcam uma reunião para o finalzinho do expediente? Horário em que você pretendia continuar trabalhando por mais algumas horas?
Se você também tem medo 😬 desse tipo de e-mail, precisa tomar uma providência em sua empresa.
A verdade é que as reuniões empresariais estão se tornando cada vez mais chatas e burocráticas. Acaba-se não resolvendo nada e apenas tomando o tempo precioso das pessoas.
Quer evitar tudo isso e usar seu tempo com o que realmente importa?
Então, confira nossas dicas de como fazer reunião de trabalho produtiva.
Saiba mais: 6 ferramentas para realizar uma reunião produtiva e rápida
10 regras de ouro de como fazer reunião de trabalho
Além de aprender como fazer uma boa reunião, estas regras também são ótimas dicas para administrar o tempo, evitando desperdiçá-lo em encontros presenciais improdutivos e chatos.
1- Defina uma pauta
Reunião sem pauta é o cúmulo. Não tem como fazer reuniões de trabalho sem uma. Mas a maioria é assim.
Não basta dizer que é a reunião da equipe de vendas. Crie uma pequena lista dos tópicos que serão discutidos e envie para todos os participantes. Desta forma, você garante o alinhamento de todos e permite que os participantes já estejam mais preparados para o que vai ser discutido.
2- Avise o horário com antecedência
Marcar reuniões em cima da hora é um incentivo ao absenteísmo. O convite deve ser feito com, no mínimo, 3 dias de antecedência. O ideal é uma semana, para que todos possam arrumar um espaço em suas agendas.
3- Envie materiais
Quer realmente saber como fazer reunião de trabalho render mais? Então, já compartilhe documentos e materiais que esclarecem os temas da pauta.
Vão discutir o orçamento do ano seguinte? Que tal já enviar o link de algumas planilhas do Google Sheets para adiantar o assunto?
Peça para os participantes fazerem a lição da casa e chegarem preparados. Assim a reunião vai correr rapidamente e sem a necessidade de grandes introduções demoradas sobre o assunto.
4- Atrasado não entra
Nada pior que pessoas interrompendo a reunião porque chegaram atrasados. Os demais perdem o foco a cada vez que a porta se abre para um retardatário.
Marque um horário certo e feche a porta da sala. Aos 15 minutos depois do início da reunião, entrarão todos os atrasados de uma vez. Depois disso, sala trancada!
5- Celulares do lado de fora
Nada de celulares, tablets, notebooks ou outros dispositivos móveis. Além de tirar o foco de alguns participantes que insistem em ficar mexendo neles enquanto os outros falam, a cada toque ou alerta, todos perdem o fio da meada.
Portanto, eles ficam do lado de fora, desligados, em uma caixa ou cesta. Afinal, ninguém é tão importante assim que não pode passar 2 horas sem responder e-mails e notificações sem que a empresa entre no caos.
6- Máximo de 7 pessoas e 2 horas
6 pessoas já é bastante confuso de gerenciar. 7 pode até ser uma exceção, em alguns casos. Mas não tem como fazer reunião de trabalho produtiva com 8 pessoas ou mais.
Além disso, por mais que alguns acreditem que uma reunião empresarial pode durar horas e horas, isso é um mito.
2 horas, com um intervalo de 10 minutos depois da primeira hora, é o máximo recomendado por nossas dicas de como fazer um boa reunião empresarial.
7- Sem entra e sai
Se chegar atrasado é ruim, entra e sai, então, é pior ainda!
Saiu, não volta mais. Os participantes devem chegar preparados para a reunião e, lembrando, há um intervalo depois de 1 hora. Dá muito bem para ficar sentado em uma sala resolvendo problemas importantes nesse período.
8- Deve haver um líder
Como fazer uma reunião de trabalho sem um líder? Essa figura é fundamental para ordenar os assuntos da pauta, dar a palavra a quem quer falar e pedir, delicadamente, que ceda a palavra aos outros, quando falarem além da conta.
Essa pessoa também deverá impedir que os atrasados entrem e que as demais regras sejam seguidas.
Por isso, é importante que tenha autoridade consolidada na empresa.
9- Alguém deve anotar tudo
Uma das melhores dicas de como aumentar a produtividade das suas reuniões é determinar uma pessoa para anotar tudo que é dito, resumidamente, e fazer uma ata, que será enviada aos participantes após a reunião.
10- Conclusão com próximos passos
Existem reuniões tão improdutivas que simplesmente não se decide nada. Quais serão os próximos passos? Quem deve fazer o que?
Reserve os 15 minutos finais da reunião para que o líder repasse o que foi dito e determine os próximos passos e tarefas de cada um dos participantes.
Tudo isso deve constar da ata da reunião, também.
Confira mais algumas dicas de como aumentar a produtividade das suas reuniões assistindo a este vídeo da Siteware:
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