Quem empreende ou ocupa algum cargo de gestão em empresas sabe que a rotina diária de tarefas e responsabilidades, muitas vezes, impedem a empresa de ter um tempinho para parar, respirar, pensar no futuro e realizar um diagnóstico organizacional.
Mesmo as pessoas administradoras mais disciplinadas e dedicadas à gestão empresarial, que fazem seu planejamento estratégico anual, precisam, em certo momento, se envolver de forma mais profunda nesses processos. Isso porque ele pode estar se tornando engessado e burocrático, criando formalidades que não trazem mais os resultados desejados.
É nessa hora que se deve pensar seriamente em colocar a empresa no divã e iniciar um profundo reconhecimento interno. Mas você pode estar se perguntando:
“Como fazer isso?”
Neste post, você vai entender esses detalhes e aprender de maneira prática como fazer um diagnóstico organizacional e descobrir quais são seus pilares.
O que é diagnóstico organizacional, afinal?
O diagnóstico organizacional é uma metodologia prática usada para entender a fundo uma organização. Ou seja, descobrir aquilo que não está funcionando adequadamente e impede que seu desempenho seja tão bom quanto o planejado pela gestão.
Ao se detectar essas lacunas entre a situação atual da empresa e o que realmente se espera dela, são definidos planos de ação de melhoria.
Mas como se faz um diagnóstico empresarial? Que áreas ele envolve?
Confira a seguir.
Os 7 pilares do diagnóstico organizacional
Toda empresa, mesmo aquela composta por uma única pessoa, se divide em diversas áreas de atuação. E todas elas devem trabalhar de forma integrada em busca de um objetivo comum.
A administração financeira e a contabilidade precisam estar alinhadas com a área de marketing e de vendas, assim como RH, operações, etc. Todos os setores trabalhando de forma colaborativa.
Sem isso, a empresa não conseguirá progredir, pois cada área estará em busca de resultados que não conversam entre si.
Por isso, ao realizar o diagnóstico organizacional, é importante ficar atento aos 7 pilares que compõem a organização empresarial.
São eles:
- Estratégias de negócio;
- Vendas;
- Gestão financeira;
- Marketing;
- Atendimento ao cliente;
- Recursos Humanos;
- Produção.
Assim, garante-se que todas as áreas da empresa serão analisadas e, após o diagnóstico e a definição dos planos de ação, estarão se comunicando adequadamente no ambiente de trabalho.
Por que fazer um diagnóstico organizacional?
Até aqui você já entendeu o que é diagnóstico organizacional e seus pilares. Mas quais os benefícios de fazer essa análise na sua empresa? Dentre todos, podemos citar três como principais para o alcance das metas e objetivos de um negócio.
São eles:
- Identificar fraquezas e oportunidades da empresa;
- Cultura organizacional melhor definida;
- Decisões com embasamento sólido.
Ou seja, realizando um diagnóstico organizacional do seu negócio, os processos internos são melhorados e, consequentemente, as chances de promover um crescimento saudável aumentam.
As 5 etapas do diagnóstico organizacional
Um diagnóstico organizacional é realizado por meio de perguntas que vão gerar respostas com as informações necessárias para entender a situação atual da empresa.
Veja como fazer isso a seguir, abordando as 5 principais etapas do diagnóstico organizacional.
1- Defina as perguntas
O primeiro passo para aprender como fazer diagnóstico organizacional é entender que, para cada área, uma série de perguntas deve ser criada para detectar a realidade atual do seu negócio.
É importante que as perguntas de cada área sejam elaboradas por profissionais especializados nesse ramo de atuação.
Veja um exemplo de questionário para diagnóstico empresarial que pode ser usado para entender melhor as estratégias da empresa:
- Os resultados da empresa estão alinhados com o planejamento estratégico?
- Quais são os pontos fortes e os pontos fracos da empresa?
- Que mudanças devem ser feitas para melhorar os resultados?
- Os colaboradores sabem exatamente o que se espera deles?
- Se precisasse recomeçar a empresa do zero, o que faria diferente?
- Se estivesse competindo contra você mesmo, onde atacaria?
- O que é preciso fazer para corrigir os pontos fracos?
- Como é feito o planejamento da empresa?
- Como a empresa reage a mudanças?
- A empresa analisa o mercado para definir estratégias?
Este é apenas um exemplo. Cada empresa deve pensar nas perguntas certas a serem feitas. Por isso, a visão externa e isenta de um consultor empresarial, muitas vezes, é mais efetiva ao se realizar um diagnóstico organizacional.
2- Colete as respostas
A coleta das respostas aos questionários não se resume simplesmente a entrevistas. Existem outras formas de se entender uma empresa.
Alguns exemplos são:
- Por meio da observação das equipes trabalhando;
- Pela análise de documentos usados pela empresa; e
- Pelo estudo dos processos e dos dados dos sistemas automatizados, se a empresa os tiver.
Uma forma de agilizar a coleta das respostas dos questionários é aplicar formulários de pesquisa interna online. O que não significa dizer que as entrevistas pessoais mais profundas devam ser descartadas. Pelo contrário, elas sempre serão necessárias também.
Para realizar esses formulários de pesquisa, você pode utilizar uma das plataformas online e gratuitas de criação de formulários como o próprio Google Forms. É prático e fácil de usar e te ajuda na hora de analisar os dados coletados.
3- Analise os resultados
Depois de conseguir as respostas que precisa, você deve organizá-las e analisá-las com cuidado.
Uma dica é usar ferramentas de análise de dados. Ou, pelo menos, tabular os resultados em uma planilha de diagnóstico empresarial.
Essa planilha pode ser feita no Google Sheets, por exemplo. Assim, além de poder visualizar alguns dados em gráficos de fácil entendimento, também é possível compartilhar as informações em tempo real e fazer um trabalho de diagnóstico mais colaborativo.
Dê o play no vídeo abaixo e veja uma automatização do Google Sheets na prática!
4- Identifique problemas e oportunidades
Agora, com todas as informações organizadas, é hora de identificar o que pode ser melhorado e o que pode ser uma oportunidade para a empresa.
A famosa análise SWOT e outras ferramentas de planejamento estratégico podem ajudar muito nessa hora.
Defina quais são os problemas mais urgentes e que devem ser solucionados antes, e crie uma lista de prioridades a partir dessa listagem.
5- Desenhe as estratégias e os planos de ação
Agora que você sabe o que precisa ser feito, defina como suas forças podem ser usadas para eliminar problemas ou aproveitar oportunidades.
Crie planos de ação para eliminar as fraquezas que estão afetando sua empresa. Este vídeo da Siteware pode te ajudar a criar seus planos de ação:
Agora, com o diagnóstico organizacional pronto e as estratégias definidas, chegou a hora de colocar tudo em prática! Acompanhe os resultados e faça melhorias, sempre que perceber que as coisas não estão andando como planejado.
Lembre-se: é melhor perceber que sua estratégia não está funcionando e mudá-la a tempo, do que persistir em algo que não está dando certo!
* Este artigo foi atualizado pela Pluga em junho de 2022 e foi originalmente escrito pela equipe da Setting Consultoria, especializada em ajudar empresas a estabelecerem o melhor caminho entre sua situação atual e seus objetivos futuros.