Como automatizar mensagens para clientes no WhatsApp? 5 Dicas para atender full time

O WhatsApp tem se tornado uma ferramenta com grande potencial na comunicação com os clientes. Por esse motivo é importante saber como deixar automatizado o envio de mensagem para clientes no WhatsApp.

Mas antes de mergulharmos nas dicas, é importante entender o que é e como uma automação no WhatsApp funciona!

Enviar uma mensagem automática para clientes no WhatsApp Business é uma das funcionalidades mais vantajosas para as empresas. Se na versão normal do aplicativo essa já é uma função muito buscada, as contas comerciais já contam com este recurso, desde a instalação.

Um dos maiores benefícios do WhatsApp Business API para relação comercial é possibilitar que os clientes sejam atendidos no momento em que falam com a empresa. Logo, ter mensagens automáticas é uma das formas de não deixar cliente algum esperando, e de quebra, continuar a conversa normalmente quando eles responderem. 

Quer saber como fazer isso? É só continuar a leitura!

O que é uma mensagem automática no WhatsApp?

Quem se comunica com empresas pelo WhatsApp certamente já se deparou com uma mensagem automática. Aliás, o próprio nome já diz: uma mensagem automática nada mais é do que uma resposta pré-definida no WhatsApp.

Assim, quando uma pessoa entrar em contato com uma conta comercial do WhatsApp, ela receberá respostas rápidas e poderá continuar a conversa com a equipe de atendimento para tirar dúvidas. Uma abordagem comum para iniciar essa troca são as mensagens de saudação que já oferecem algum tipo de menção ao que o cliente mandou.

Neste contexto, uma mensagem automática no WhatsApp Business pode ajudar a dar boas vindas, informar ausência, horário de atendimento ou outras informações importantes ao usuário, e aí dependendo do que ele responder, você continua com o papo.

Também pode te interessar:

• CRM integrado com WhatsApp: como essa dupla pode ajudar a empresa a vender mais?
• WhatsApp + Loja Integrada: como integrar e potencializar a comunicação com seus clientes

Como mandar mensagem para clientes no WhatsApp? 4 dicas + ferramentas para automatizar

Entendido o que é uma mensagem automática, vamos direto ao ponto: como mandá-las para clientes dentro do WhatsApp?

O primeiro passo para isso é utilizar o WhatsApp Business que é uma versão do aplicativo desenvolvida especialmente para empresas que querem usar o canal para se relacionar com seus clientes. Ele é gratuito e oferece recursos exclusivos, como:

• Criar um perfil verificado com informações sobre o seu negócio, como endereço, horário de funcionamento, site, etc;
• Usar a opção Catálogos para mostrar seus produtos ou serviços dentro do app, como uma vitrine virtual;
• Acessar relatórios com dados importantes sobre o engajamento dos clientes, como taxa de abertura, taxa de resposta, etc;
• Automatizar mensagens usando três opções: mensagem de saudação, mensagem de ausência e mensagem rápida.

Separamos algumas dicas para você conseguir automatizar esse contato com seus clientes e leads e dar mais produtividade para as equipes de atendimento e suporte. São elas:

1. Mensagens automáticas do WhatsApp Business;
2. Automatize o envio de mensagens com o WhatsApp Business Cloud;
3. Invista em uma plataforma de automação de WhatsApp;
4. Configure diferentes formatos de mensagem;
5. Automatize sua comunicação integrando o WhatsApp com um CRM.

Confira os detalhes de cada uma delas a seguir.

1. Mensagens automáticas do WhatsApp Business

Comentamos ali em cima que para automatizar mensagens dentro do WhatsApp, independentemente da maneira, é preciso utilizar o modelo Business da ferramenta.

Já a utilizando, é possível ter uma automação básica de mensagens que são divididas em três modelos:

1. Mensagem de saudação: enviada automaticamente quando um cliente entra em contato com a sua empresa pela primeira vez. Ela serve para dar as boas-vindas e mostrar disponibilidade para ajudar;
2. Mensagem de ausência: enviada quando você não está disponível para responder. Ela serve para informar o horário de atendimento e pedir que o cliente aguarde ou entre em contato por outro meio;
3. Mensagem rápida: é um atalho que você pode usar para enviar respostas frequentes com apenas um toque. Ela serve para agilizar o atendimento e evitar digitar textos longos.

Para usar essas opções, basta acessar as configurações do WhatsApp Business e escolher a opção “Ferramentas comerciais”. Lá você pode ativar, desativar e personalizar as mensagens automáticas conforme a sua necessidade.

Assista esse vídeo aqui embaixo para entender mais como programar mensagens automáticas no WhatsApp.

Dica extra nativa no WhatsApp Business

Além das mensagens automáticas existem também as listas de transmissão. Elas são uma forma de enviar mensagens para vários clientes no WhatsApp ao mesmo tempo, sem criar um grupo e são úteis para enviar mensagens personalizadas e segmentadas para os seus contatos.

Com as listas de transmissão, você pode:

• Enviar ofertas exclusivas para os seus clientes mais fiéis;
• Enviar lembretes para os seus clientes que estão com pagamentos pendentes;
• Enviar dicas ou novidades para os seus clientes que têm interesse em um determinado assunto;
• Enviar convites para eventos ou webinars para os seus clientes que se inscreveram.

Para usar as listas de transmissão, basta acessar o menu do WhatsApp e escolher a opção “Nova transmissão”. Depois, você pode selecionar os contatos que deseja incluir na lista e enviar a mensagem. 

Cada contato receberá a mensagem individualmente, como se fosse uma conversa normal.

2. Automatize o envio de mensagens com o WhatsApp Business API

O Whatsapp Business API é uma ferramenta poderosa para automação de mensagens no WhatsApp, que proporciona às empresas uma maneira eficiente, personalizada e escalável de se comunicar com clientes e leads.

Resumidamente, se trata de um serviço hospedado na nuvem que permite o envio de notificações personalizadas e a automatização de interações – utilizando modelos de mensagens pré-configurados que podem ser respondidos pelo cliente.

Uma ótima alternativa é a opção de integrar suas ferramentas de atendimento ao WhatsApp Business API.

Assim você pode, por exemplo, enviar mensagens automáticas para seus clientes sempre que uma compra for concretizada, quando um pagamento for recusado ou até mesmo quando for o dia do aniversário deste cliente.

Utilizando a Pluga você consegue integrar mais de 70 ferramentas ao seu WhatsApp Business. Ah! E não é preciso entender de codificação para isso. 

Confira algumas automatizações que podem ser utilizadas:

3. Invista em uma plataforma de automação de WhatsApp

Uma outra alternativa é utilizar uma plataforma de automação de WhatsApp. Essa opção é interessante caso você queira criar um fluxo de conversas mais dinâmico ou até contar com um chatbot.

Algumas opções de ferramentas são:

1. ManyChat;
2. SendPulse WhatsApp
3. Blip;
4. Letalk;
5. JivoChat
6. BotConversa;
7. AtendeZap.

Para ter a visualização de como acontece esse fluxo de mensagem, confira na imagem abaixo um exemplo utilizando o ManyChat:

Leia também:

• Como integrar o Manychat a outras ferramentas? 2 ideias práticas

4. Configure diferentes formatos de mensagem

Uma das vantagens do WhatsApp é que ele permite se comunicar com seus clientes usando diferentes formatos de mensagem. Você pode enviar textos, imagens, vídeos, áudios, documentos, emojis, stickers e muito mais.

Isso torna a comunicação mais dinâmica, criativa e atrativa. Você pode usar os formatos de mensagem para:

• Chamar a atenção dos seus clientes com imagens ou vídeos que mostrem os benefícios dos seus produtos ou serviços;
• Explicar melhor o seu negócio com áudios ou documentos que esclareçam as dúvidas dos seus clientes;
• Expressar emoções e personalidade com emojis ou stickers que transmitam a sua marca e o seu tom de voz;
• Diversificar o conteúdo e evitar a monotonia com textos que sejam curtos, claros e objetivos.

Para usar os formatos de mensagem, basta selecionar o ícone correspondente na barra de digitação do WhatsApp. Você pode enviar arquivos do seu celular ou da sua nuvem. 

É possível também usar a câmera ou o microfone do seu celular para capturar imagens ou áudios na hora.

5. Automatizando sua comunicação no WhatsApp com um CRM

Se você busca uma solução mais robusta para a automação do WhatsApp, um CRM como a Kommo, por exemplo, é uma excelente opção. Com um CRM integrado ao WhatsApp, é possível automatizar o envio de mensagens, organizar atendimentos e acompanhar o histórico de conversas com clientes de forma eficiente.

Além das mensagens automáticas nativas do WhatsApp Business, a integração possibilita fluxos personalizados de atendimento, como:

• Respostas automáticas inteligentes que interagem de forma personalizada com cada cliente;
• Distribuição de atendimentos para diferentes membros da equipe;
• Segmentação de clientes para campanhas direcionadas via WhatsApp;
• Histórico completo de conversas para acompanhar o relacionamento com cada cliente.

Confira abaixo um exemplo de automatização para fazer agora:

 Para não se esquecer!