5W2H: exemplo em uma empresa, veja como implementar!

O método 5W2H é um exemplo de estratégia empresarial que consiste em responder sete perguntas básicas: What, Why, Where, When, Who, How e How much.

O objetivo dessas perguntas é ajudar a empresa a criar um plano de ação nítido e completo, pois as respostas fornecem informações sobre o que precisa ser feito.

Mas como fazer isso, na prática? Para ajudar você a entender isso melhor, vamos mostrar um exemplo de plano de ação 5W2H sendo respondido pergunta por pergunta. Além de discutir o que é o método, como ele pode ajudar na gestão empresarial, como implementá-lo em sua empresa e monitorar sua eficácia.

O que é a metodologia 5W2H?

Como mencionamos anteriormente, o método 5W2H consiste em responder a sete perguntas básicas que ajudarão você a ter uma visão amplificada do projeto, as perguntas são:

1. What (o que será feito), 
2. Why (por que será feito), 
3. Who (quem fará), 
4. Where (onde será feito), 
5. When (quando será feito), 
6. How (como será feito) e 
7. How much (quanto custará).

Essas respostas ajudam a definir objetivos nítidos, identificar as ações necessárias para alcançá-los e avaliar os resultados obtidos.

Leia também:

• Tire do papel seu plano de ação para aumentar a produtividade

5W2H: exemplo em uma empresa para você se inspirar

Vamos dar um exemplo de resposta para cada uma das 7 perguntas da ferramenta de qualidade 5W2H.

Assim, vai ficar muito mais fácil para você entender nosso exemplo de plano de ação 5W2H.

E para que tudo fique bem visual, trouxemos um plano 5W2H de exemplo de uma empresa. Dessa forma, você pode ver como ele fica, depois de pronto:

Esse exemplo é bastante completo e já incorpora também outra ferramenta, a matriz GUT.

Mas vamos focar em nosso exemplo de plano de ação 5W2H para uma empresa?

Então, acompanhe como responder a cada uma das 7 perguntas. Nesse caso, vamos imaginar que a empresa está querendo avaliar a aquisição de uma ferramenta de gestão de projetos.

Vamos lá?

1- O quê?

Você precisa definir o escopo de seu plano de ação, nesse caso está fácil: avaliar ao menos 8 softwares de gestão de projetos para serem adquiridos pela empresa.

Assim, logo após definir esse escopo do projeto, você deve detalhar as demais atividades que precisam ser realizadas, por exemplo:

• Pesquisar na internet ferramentas de projetos; 
• Listar as ferramentas;
• Cotar os preços; 
• Baixar uma versão para testes; 
• Testar as ferramentas por 14 dias; e 
• Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida.

É por isso que usar um formato de planilha (online de preferência) vai ajudar você a responder cada uma das perguntas de forma mais organizada.

2- Por quê?

Porque é o objetivo por trás do projeto e de cada ação realizada. Assim, fica mais fácil para os integrantes do plano de ação entenderem a importância dele e de cada uma de suas atividades, veja:

• Avaliar softwares de gestão de projetos: para trazer mais produtividade para a empresa.
• Pesquisar na internet ferramentas de projetos: para ter uma ampla base de opções.
• Fazer uma lista: para afunilar a quantidade de ferramentas avaliadas.
• Cotar os preços: para saber se estão dentro do orçamento.
• Baixar uma versão para testes: para que possam ser testados na prática.
• Testar as ferramentas por 14 dias: para que a avaliação seja realmente eficaz.
• Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida: para que a diretoria possa avaliar e tomar a decisão final.

3- Quem?

Para cada atividade listada, coloque na coluna correspondente quem será o responsável por ela.

Por exemplo:

• Avaliar softwares de gestão de projetos: todos os envolvidos no objetivo.
• Pesquisar na internet ferramentas de projetos: Carlos (produção) e Ana (TI).
• Fazer uma lista: Ana (TI).
• Cotar os preços: Margarete (Financeiro).
• Baixar uma versão para testes: Ana (TI).
• Testar as ferramentas por 14 dias: equipe de TI, coordenada pela Ana.
• Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida e resumo das demais: Carlos (produção) e Ana (TI).

Note que algumas tarefas têm mais de uma pessoa responsável e que, também, algumas pessoas são responsáveis por mais de uma tarefa.

4- Onde?

Neste tópico você deve detalhar onde as atividades serão realizadas. Pode ser um local físico ou virtual, veja:

• Avaliar softwares de gestão de projetos: locais relacionados. 
• Pesquisar na internet ferramentas de projetos: internet.
• Fazer uma lista: drive compartilhado.
• Cotar os preços: internet.
• Baixar uma versão para testes: computadores de quem irá testar.
• Testar as ferramentas por 14 dias: computadores de quem irá testar.
• Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida e resumo das demais: sala de reunião da diretoria.

5- Quando?

Nesse ponto, trata-se apenas de colocar as datas de entrega em frente de cada item da planilha.

Importante:

Organize um cronograma com alguma margem de erro, pois imprevistos acontecem, pode ser 1 ou 2 dias no máximo dependendo da tarefa.

6- Como?

Em muitos casos fica bastante óbvio o como fazer, mas é sempre importante definir alguns critérios, por exemplo:

• Avaliar softwares de gestão de projetos: usando suas versões de teste por 14 dias.
• Pesquisar na internet ferramentas de projetos: buscando no Google e em sites e blogs especializados em avaliação de softwares.
• Fazer uma lista dos 8 softwares mais bem avaliados.
• Cotar os preços: pesquisar nos sites de cada ferramenta.
• Baixar uma versão para testes: conforme as instruções da cada site.
• Testar as ferramentas por 14 dias: cada software deve ser testado por ao menos 2 pessoas da equipe e liderança.
• Apresentar um relatório sobre a ferramenta escolhida e resumo das demais: criar uma apresentação de no máximo 45 minutos.

7- Quanto?

No caso de nosso exemplo, não existem realmente despesas que incorreram durante o projeto. No entanto, pode-se determinar um número máximo de horas de trabalho em cada atividade. Afinal, esse é um recurso importante para a empresa.

Apenas quanto ao valor a ser gasto na aquisição do software é que deve ser estipulado um valor monetário.

Ficou com alguma dúvida sobre o que é o 5W2H e como ele funciona usando o exemplo de uma empresa? Assista mais no vídeo a seguir:

Veja também neste infográfico um resumo sobre o que é a metodologia 5W2H:

Ferramentas para fazer 5W2H

Agora que você já sabe o que é 5W2H e como ele é um exemplo importante de gestão de projetos para uma empresa, o que você acha de conhecer boas ferramentas para hospedar o projeto?

As ferramentas mais usadas para fazer 5W2H são:

• Planilhas
• Notion
• Trello
• Asana
• ClickUp

Planilhas

As planilhas do Google ou do Excel são ferramentas excelentes para realizar várias atividades na empresa, desde a metodologia 5W2H até controle de ponto, por exemplo.

Se você não tem ideia de como fazer o 5W2H em uma planilha, o passo a passo é o seguinte:

1. Abra o Excel ou Google Sheets;
2. Crie uma tabela com as colunas correspondentes as perguntas (What, Why, Who, Where, When, How e How much);
3. Adicione linhas para cada tarefa ou meta e preencha as informações nas colunas correspondentes; 
4. Formate a tabela, adicionando cores, bordas e destaques onde necessário; e
5. Compartilhe com as pessoas interessadas.

Seguindo o passo a passo anterior fica fácil implementar projetos para várias finalidades.

Notion

Notion é um aplicativo multifuncionalidades que permite a criação de notas, listas de tarefas, projetos, bancos de dados e muito mais.

O Notion é conhecido por sua flexibilidade e personalização, permitindo aos usuários criar páginas de notas e bancos de dados com campos personalizados. 

Ele também oferece recursos de colaboração, permitindo que os usuários compartilhem notas e projetos com outras pessoas.

A ferramenta possui uma versão gratuita e você pode utilizar ele também para estruturar os seus projetos utilizando o método 5W2H.

Trello

Trello é um aplicativo de gerenciamento de projetos que utiliza o sistema de cartões para ajudar os usuários a organizar e priorizar suas tarefas e projetos de forma visual. 

Cada cartão pode representar uma tarefa ou atividade, e também pode ser movido entre listas para indicar o status. Além disso, você pode adicionar comentários, links, imagens e marcar pessoas.

Este aplicativo é fácil de usar e você pode criar vários projetos utilizando o 5W2H nele.

Asana

Asana é um aplicativo de gerenciamento de projetos e colaboração que permite aos usuários organizar e acompanhar tarefas, projetos e equipes de forma eficiente e colaborativa.

O Asana oferece uma variedade de funcionalidades para ajudar as equipes a trabalharem juntas de forma eficaz, incluindo a capacidade de criar projetos, adicionar tarefas, atribuir tarefas a membros da equipe, definir datas de vencimento e prioridades.

Acha que vai conseguir melhorar a produtividade de sua empresa adotando a metodologia 5W2H em projetos? Saiba que existem diversas outras formas de se tornar mais produtivo.

ClickUp

Outra ferramenta bem completa para gerenciar projetos é o ClickUp. Para facilitar seu trabalho, a ferramenta disponibiliza templates personalizáveis, onde você só coloca suas informações e prontinho, só acompanhar a evolução do projeto.

Leia mais e aprofunde o seu conhecimento:

• Produtividade nas alturas com softwares de gerenciamento de projetos

Para além do 5W2H: automatize tarefas

Se você deseja que algumas tarefas chatas e repetitivas da sua empresa sejam realizadas de forma eficiente, a melhor solução é automatizá-las.

Criando integrações entre as ferramentas que você usa, o copia e cola será eliminado da sua rotina.

Lembra das ferramentas citadas no tópico anterior? Todas elas e muito mais fazem parte do nosso hub de ferramentas integradas.

Durante a execução do método 5W2H pode ser que você precise notificar as pessoas envolvidas quando, por exemplo, alguma informação nova for adicionada a planilha, isso é possível utilizando a Pluga. Olha só:

Ou se você quiser avisar as pessoas sobre a evolução do projeto, você pode usar essa outra integração aqui:

Utilizando a Pluga + Asana + Trello é possível fazer o seguinte:

Acesse o site da Pluga e saiba mais.

Leia também:

• Como fazer um plano de ação 5W2H em 10 passos
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Relembre os principais assuntos deste artigo: