Ferramentas de automação mais usadas no Brasil: Vantagens e como integrá-las

O volume de tarefas operacionais cresceu mais rápido do que o tamanho dos times de marketing, vendas e financeiro nas pequenas e médias empresas brasileiras. Isso empurrou muitas operações para as ferramentas de automação: softwares que assumem tarefas repetitivas, como registrar um lead, notificar uma venda ou emitir uma nota fiscal.

Porém, no Brasil, as automações de processos têm particularidades que não aparecem do mesmo jeito em outros países. O WhatsApp, por exemplo, é o canal principal de atendimento e vendas de boa parte das empresas, o que faz da automação de mensagens uma prioridade diferente de mercados onde o e-mail ou o SMS dominam. 

Já a emissão de notas fiscais eletrônicas é uma obrigação fiscal que praticamente toda venda formal precisa cumprir, o que torna a automação financeira menos opcional do que em outros países.

Nesse artigo, iremos apresentar um panorama das principais categorias de ferramentas de automação usadas no Brasil e formas de integrar essas ferramentas entre si.

Lista com as ferramentas de automação mais usadas no Brasil

O termo “ferramentas de automação” não indica uma única categoria de software. É um guarda-chuva que cobre soluções bem diferentes entre si, cada uma resolvendo uma parte da operação: gerar e nutrir leads, avançar oportunidades no funil de vendas, responder clientes em escala, cumprir obrigações fiscais e por aí vai.

Por isso, o mercado brasileiro de automação costuma se organizar em quatro grandes grupos: 

• Automação de marketing; 
• Automação de vendas e CRM;
• Automação de atendimento e comunicação (com destaque para o WhatsApp); e 
• Automação financeira.

Abaixo estão exemplos de ferramentas em cada grupo com presença consolidada no mercado brasileiro:

Automação de marketing

Automação de marketing é o uso desses softwares para executar ações de marketing; o objetivo central é nutrir um lead até que ele esteja pronto para ser abordado por vendas. Existem diversas ferramentas para automatizar esse trabalho, como por exemplo:

RD Station Marketing

O RD Station Marketing permite criar landing pages, e-mails e fluxos de automação com gatilhos condicionais e lead scoring, e também oferece automação de mensagens via WhatsApp dentro de fluxos de nutrição.

É uma das plataformas de automação de marketing mais conhecidas entre empresas brasileiras e tem integração nativa com o RD Station CRM, permitindo passar leads qualificados para o time comercial. Além das integrações disponíveis no próprio marketplace, conta com uma API pública para integrações personalizadas.

ActiveCampaign

O ActiveCampaign combina automação de marketing, e-mail marketing e recursos de CRM, com foco na jornada do cliente. Seu principal destaque está na construção visual de automações com múltiplas ramificações condicionais, o que permite montar fluxos de nutrição mais sofisticados.

A ferramenta também oferece integrações nativas com dezenas de aplicativos e pode ser conectada a ferramentas de CRM, ERP e pagamento brasileiras.

HubSpot

O HubSpot reúne marketing, vendas, atendimento e CMS em um mesmo ecossistema, acompanhando o relacionamento com o cliente do primeiro contato ao pós-venda. No módulo de marketing, oferece automação de e-mails, formulários, pontuação de leads e relatórios de atribuição.

A plataforma conta ainda com API e marketplace próprio de integração, além de conexão com ferramentas do ecossistema brasileiro, como CRMs e ERPs locais.

Automação de vendas e CRM

Automação de vendas e CRM é voltada para organização do funil comercial e automatização de tarefas do processo de venda, como criação de tarefas para o vendedor, movimentação de oportunidades entre etapas do funil e envio de e-mails de acompanhamento, a partir de regras predefinidas.

Dentre as principais ferramentas desse grupo podemos citar:

Pipedrive

O Pipedrive é um CRM de vendas organizado em torno de um pipeline visual. Suas automações podem mover oportunidades entre etapas, criar tarefas e disparar e-mails conforme ações do vendedor ou do lead.

A ferramenta tem adoção significativa entre pequenas e médias empresas no Brasil e oferece integrações nativas com dezenas de ferramentas de marketing e comunicação, além de possibilidades de conexão com ERPs e emissores de nota fiscal brasileiros.

PipeRun

O PipeRun é um CRM brasileiro, com foco na rotina da equipe comercial. Além de organizar o pipeline, automatiza a distribuição de leads entre vendedores e o acompanhamento de metas.

Por ser desenvolvido no Brasil, também tem suporte e documentação em português como um de seus diferenciais. A ferramenta se conecta a soluções de marketing, atendimento e financeiro.

RD Station CRM

O RD Station CRM é o CRM da RD Station com funil integrado à automação de marketing da mesma empresa. 

Seu principal diferencial é a integração nativa direta com o RD Station Marketing, o que permite que um lead nutrido no marketing chegue automaticamente ao CRM já com histórico de interações. Também tem uma versão de CRM de vendas operado direto pelo WhatsApp Web. 

É bastante usado por empresas que já utilizam o RD Station Marketing e querem manter marketing e vendas na mesma base de dados. 

Agendor

O Agendor também é um CRM de vendas brasileiro voltado a times de pequeno e médio porte. A ferramenta automatiza lembretes de follow-up e o registro do histórico de interações com cada cliente, com foco em equipes que não têm um processo comercial muito complexo.

Também oferece integração com ferramentas de atendimento, marketing e gestão de projetos.

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Automação de atendimento e comunicação

Como o nome diz, automação de atendimento e comunicação possui o objetivo de gerenciar, automatizar ou escalar o contato com clientes por canais como chat, e-mail e mensageria, incluindo respostas automáticas, roteamento de conversas e notificações disparadas por eventos do negócio.

Olhando para o mercado brasileiro, as principais ferramentas são:

WhatsApp (Z-API, Evolution API, Whapi)

Aqui, vale separar o canal das ferramentas que permitem automatizá-lo. O WhatsApp é o aplicativo pilar na comunicação com clientes; já Z-API, Evolution API e Whapi são provedores de API que permitem a sistemas externos enviar e receber mensagens pelo WhatsApp.

Essas soluções podem fazer parte de um fluxo de automação: um evento acontece em um CRM, formulário ou meio de pagamento e dispara uma mensagem para o cliente. 

No caso da API Oficial do WhatsApp Business, há regras de aprovação de modelos de mensagem e uma estrutura própria para uso comercial em escala. 

Já soluções que emulam o WhatsApp Web por QR Code, como Z-API e Evolution API, funcionam de outra maneira, considerada mais fácil por muitos usuários, mas podem envolver risco de bloqueio do número caso o uso automatizado esteja fora dos termos de serviço. 

Existem plataformas de integração, como a Pluga, por exemplo, que integra tanto a API Oficial do WhatsApp Business quanto a Z-API, Evolution e Whapi, além de dezenas de aplicativos, permitindo montar esse tipo de fluxo sem complicações.

Zendesk

O Zendesk é uma plataforma de atendimento ao cliente focada na gestão de tickets. Ela centraliza conversas vindas de e-mail, chat, telefone e redes sociais em uma única fila, com recursos de automação para roteamento e respostas.

É uma plataforma de suporte estabelecida globalmente e possui marketplace próprio de integração, além de possibilidades de conexão com CRMs e ferramentas de gestão de projetos brasileiras.

Intercom

O Intercom combina atendimento e comunicação com clientes por meio de mensageria, reunindo recursos para suporte, vendas e marketing dentro do produto. A plataforma integra chat ao vivo, automação de mensagens e base de conhecimento.

Tem adoção entre empresas brasileiras de tecnologia e SaaS que priorizam o atendimento dentro do próprio produto (in-app) e oferece integrações nativas com diversas ferramentas.

Gestão financeira e emissão de notas

No Brasil, a automação financeira quase sempre envolve a emissão de notas fiscais eletrônicas, já que praticamente toda venda formal de produto ou serviço gera essa obrigação. As ferramentas desta categoria automatizam desde o lançamento de contas a receber até a geração e o envio da nota fiscal ao cliente.

Alguns exemplos são:

Bling

O Bling é um ERP brasileiro que reúne gestão de vendas, estoque, financeiro e emissão de notas fiscais e boletos. A ferramenta  tem destaque entre lojas que vendem em marketplaces e e-commerces.

Também pode ser conectado a plataformas de e-commerce, meios de pagamento e outros ERPs.

Conta Azul

 Conta Azul é um ERP brasileiro de gestão financeira, com recursos para controle de vendas, contas a pagar e receber, estoque e emissão de notas fiscais e boletos. É voltada a PMEs que precisam de uma visão financeira consolidada, além da emissão fiscal.

A ferramenta já possui integrações diretas com algumas soluções, como Pipedrive e Hotmart, e também pode se conectar a outros sistemas por meio de plataformas de integração.

NFe.io

A NFe.io é especializada na emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFS-e) e em gestão tributária. Diferentemente de um ERP completo, seu foco está na camada fiscal: a emissão da nota pode ser automatizada a partir de eventos de venda ou cobrança em outros sistemas.

Por isso, ela pode funcionar como uma peça de integração dentro de fluxos maiores, como emitir uma nota assim que uma cobrança é confirmada.

eNotas

A eNotas também atua na emissão de notas fiscais de serviço ou produto, automatizando sua geração e envio a partir de eventos de venda ou pagamento. A ferramenta conta ainda com painel de controle e funcionalidades voltadas a SaaS e marketplaces.

Pode se conectar a meios de pagamento, plataformas de e-commerce e até planilhas para disparar a emissão automaticamente.

Como integrar ferramentas de automação com outros apps?

Integrar ferramentas de automação se resume em conectar sistemas para que troquem dados automaticamente, sem que alguém precise copiar e colar informações de um lugar para o outro. 

No Brasil, uma das formas mais acessíveis de fazer isso é usando plataformas no-code de integração, como a Pluga, que fazem essa ponte entre ferramentas em poucos cliques, sem exigir conhecimento técnico.

Existem, no entanto, diferentes caminhos para conectar dois sistemas, e cada um serve para um cenário diferente.

Integrações nativas das ferramentas

Integrações nativas são conexões criadas pela própria ferramenta e disponibilizadas dentro do produto, geralmente por meio de uma opção de “conectar” ou de um marketplace de aplicativos. É o caminho mais simples para o usuário: a configuração acontece dentro da própria interface, sem exigir conhecimento técnico.

O problema é que essa integração só existe quando o fabricante decidiu construí-la. Por isso, nem todo par de ferramentas conversam diretamente. É comum encontrar conexões com aplicativos populares do mesmo nicho, mas não necessariamente com ferramentas menores ou mais específicas para o fluxo de uma empresa.

Webhooks e APIs abertas

Uma API permite que um software se comunique com outro de forma programática, enviando e recebendo dados estruturados. Já o webhook funciona de maneira complementar: em vez de um sistema precisar consultar outro para saber se algo aconteceu, ele recebe uma notificação automaticamente quando um evento ocorre.

Essa combinação é útil quando não existe uma integração nativa entre as ferramentas ou quando ela não atende exatamente à necessidade da empresa. 

Em contrapartida, configurar uma integração diretamente por API costuma exigir conhecimento técnico para lidar com autenticação, formatos de dados, como JSON, e manutenção do código ao longo do tempo, inclusive diante de mudanças na API da ferramenta.

Plataforma de integração no-code

Plataformas no-code de integração conectam duas ou mais ferramentas seguindo uma lógica: quando algo acontece na ferramenta A, uma ação é executada na ferramenta B, C e assim por diante. A diferença é que o usuário não precisa escrever código nem lidar diretamente com a API de cada sistema.

Esse tipo de plataforma é perfeita para times de operações, marketing, vendas ou financeiro que precisam automatizar processos, mas não têm um time de desenvolvimento dedicado para construir essas conexões.

A Pluga é um exemplo desse modelo e permite conectar ferramentas nacionais e internacionais, mesmo sem conhecimento técnico. Na plataforma você consegue criar fluxos de automação desde os mais básicos (com apenas duas ferramentas) até os mais avançados, com vários caminhos, funcionalidades e ferramentas conectadas.

Compatibilidade de integração: Nativa x com a Pluga

Aqui vale considerar dois critérios: a amplitude do marketplace nativo de integração de cada ferramenta e a presença confirmada em plataformas de integração no-code como a Pluga. 

“Alta” indica marketplace nativo amplo somado à integração via Pluga; “Média” indica integração majoritariamente via Pluga e/ou API própria, com marketplace nativo mais restrito.

Exemplo de fluxo de automação usando a Pluga

Uma automação pode conectar diferentes etapas da operação, passando por marketing, vendas, comunicação interna e financeiro:

1. Lead preenche um formulário no site: Uma ferramenta de captura registra os dados do contato, como nome, e-mail, telefone e origem. 
2. O lead entra no CRM: Depois do envio do formulário, os dados são encaminhados automaticamente para o CRM e uma nova oportunidade é criada no início do funil. 
3. A equipe recebe uma notificação: Quando a oportunidade é criada, uma mensagem é enviada ao time responsável em um canal do Slack ou no WhatsApp, indicando que é hora de entrar em contato. 
4. A nota fiscal é emitida: Depois que a venda é fechada e registrada, o evento pode disparar a emissão da nota fiscal correspondente na ferramenta de gestão financeira. 

E não para por aí, as ferramentas usadas em cada etapa podem variar conforme a stack da empresa.

A plataforma conta com mais de 130 ferramentas para integrar, entre grandes nomes brasileiros e internacionais. 

Perguntas frequentes

O que são ferramentas de automação? São softwares que executam tarefas repetitivas de forma automática, a partir de regras pré definidas, sem que uma pessoa precise repetir manualmente essa ação toda vez. 

Qual a melhor ferramenta de automação? Depende da categoria , do tamanho e da complexidade da operação da empresa. O critério mais importante precisa ser o quanto a ferramenta vai ajudar na solução de automação do seu processo específico.

Quais ferramentas de automação são mais usadas no Brasil? Entre as mais conhecidas estão RD Station Marketing e ActiveCampaign para marketing; Pipedrive, PipeRun, RD Station CRM e Agendor para vendas; Zendesk e Intercom para atendimento; e Bling, Conta Azul, NFe.io e eNotas para gestão financeira e emissão fiscal. A relevância de cada uma varia conforme o porte e o segmento da empresa.

Qual ferramenta usar para automação de marketing? Depende da complexidade da estratégia. O RD Station Marketing é bastante usado por empresas brasileiras que buscam uma solução com suporte local; o ActiveCampaign é comum entre quem precisa de automações mais ramificadas; e o HubSpot costuma ser escolhido por empresas que já operam em um ecossistema internacional maior de marketing e vendas.

Como automatizar processos entre diferentes ferramentas? Existem três caminhos: usar a integração nativa da própria ferramenta, quando ela existir; construir uma integração personalizada via API ou webhook; ou usar uma plataforma no-code de integração, como a Pluga, que conecta as ferramentas sem exigir código.

É possível automatizar o WhatsApp? Sim, por meio de APIs específicas, como a API Oficial do WhatsApp Business ou soluções não oficiais como Z-API e Evolution API.