Sistema Kanban: o que é, como usar + melhores ferramentas!

O Sitema Kanban, em japonês, significa cartão ou sinal. Sua história remonta aos anos 60, quando as indústrias japonesas queriam se tornar mais competitivas e usavam um esquema de quadros com cartões coloridos para gerenciar estoques.

A ideia foi tão boa que logo se estendeu para a gestão de produção em linhas de montagem da Toyota, e serviu de modelo para muitas outras grandes empresas. 

Hoje, esse sistema é reconhecido como uma das ferramentas mais visuais, práticas e intuitivas de gestão. E, neste artigo, vamos te mostrar como ele funciona, e ferramentas online que podem transformar o seu jeito de organizar tarefas e projetos.

Saiba mais: 

O que é o método de estudo Kanban?

O método Kanban é uma forma de gestão visual que organiza processos por meio de quadros, listas e cartões. Seu objetivo é dar clareza ao fluxo de trabalho, melhorar a comunicação entre equipes e aumentar a produtividade.

Ele pode ser aplicado em diferentes contextos: desde linhas de produção industriais até gestão de equipes, desenvolvimento de softwares, rotinas pessoais e até mesmo estudos. 

Os principais pilares do método estão:

• Visualizar o fluxo de trabalho, para que todos entendam em que fase cada tarefa está;
• Limitar o trabalho em progresso (WIP), evitando sobrecarga e priorizando entregas;
• Aprimorar continuamente os processos, identificando gargalos e ajustando fluxos;

A praticidade e execução desses pilares é o que torna o Kanban tão atual e eficiente mesmo após quase 60 anos de sua criação.

Sistema Kanban e Agile: qual a relação?

Você já ouviu falar da relação entre Kanban e Agile?

Agile é uma série de metodologias de gestão de equipes e projetos, como o scrum, o kanban e até os lean boards, que se inspiraram no chamado manifesto para o desenvolvimento ágil de software.

Assim como o agile, o sistema kanban também nasceu em um contexto específico (produção industrial) e rapidamente foi adaptado para outras áreas. O ponto em comum entre eles é a forma como transformam a gestão, trazendo princípios como:

E uma coisa que logo ficou clara é que ambos os métodos tinham muitos conceitos em comum e que poderiam trabalhar muito bem juntos, entre eles:

• Transparência das informações;
• Trabalho colaborativo;
• Mais ação e menos discussão;
• Foco na satisfação das necessidades dos clientes.

Assim, uma metodologia que nasceu 40 anos antes acabou sendo adotada e adaptada para se tornar mais uma ferramenta no arsenal agile.

Como funciona o sistema kanban?

Primeiro, guarde 3 palavras:

1. Quadros
2. Listas
3. Cartões

Os quadros são divididos em colunas, cada um representando uma fase, ou etapa de um processo, ou fluxo de trabalho.

Nessas colunas, são colocadas as listas de tarefas, cada uma delas detalhada em um cartão.

Apesar do início do sistema kanban usar apenas 3 colunas com listas de tarefas (to do = para fazer; doing = fazendo e done = feito), fica mais fácil entender a metodologia kanban usando um quadro com mais tarefas.

Veja um exemplo de um quadro kanban com várias etapas:

Exemplo de uso de sistema kanban para agência

Imagine que você quer criar um quadro kanban para gerenciar o processo de desenvolvimento de sites para clientes de uma agência.

As colunas poderiam representar as seguintes etapas do processo:

• 1. Coleta do briefing pela equipe de atendimento;
• 2. Passagem do briefing para criativos e programadores;
• 3. Desenho do layout inicial e descritivo de funcionalidades para o cliente;
• 4. Aprovação do layout e do escopo de funcionalidades pelo cliente;
• 5. Criação de artes, textos e programação;
• 5. Finalização e testes;
• 6. Apresentação ao cliente;
• 7. Aprovação;
• 8. Site no ar.

Assim, um gerente de desenvolvimento pode colocar na primeira coluna do quadro kanban um cartão de nome “projeto site empresa X”. Ele pode, na verdade, colocar vários projetos, dependendo do tamanho de sua equipe.

Nesse processo, cada projeto é representado por um cartão. Conforme o trabalho avança, o cartão é movido de uma coluna para outra, sempre indicando o status da tarefa e os responsáveis.

Uma das grandes vantagens dos sistemas kanban é que com uma olhada rápida no quadro é possível saber quantos sites estão sendo desenvolvidos, em que fase se encontra cada um deles e o que cada profissional está fazendo.

Para saber mais:

O que é gestão à vista: Passo a passo para aplicar + ferramentas úteis

CRM no Notion: como implementar e automatizar (passo a passo)

Ferramentas para home office: motive seu time a trabalhar bem remotamente!

Ferramentas kanban para usar online

Hoje, você não precisa mais usar post-its em um quadro físico como em anos atrás, pois existem ferramentas que gerenciam seu quadro kanban. 

Elas podem ser acessadas remotamente por sua equipe, de onde estiverem, no esquema de SaaS.

As vantagens são várias:

• Relatórios de desempenho e KPIs;
• Calendários e gráficos para acompanhar prazos;
• Upload de arquivos diretamente nos cartões;
• Notificações e lembretes automáticos.

Melhores ferramentas kanban

Muitas plataformas oferecem a facilidade do sistema kanban, mas essas são as mais populares (e as melhores também).

• Trello: fácil de usar, ideal para equipes pequenas e médias, com quadros e cartões totalmente customizáveis;
• Asana: focado em equipes maiores, possibilita acompanhamento de projetos complexos e tarefas interdependentes;
• Jira: muito usado em times de tecnologia e desenvolvimento ágil, excelente para monitorar sprints, bugs e tarefas técnicas;
• Notion: permite criar quadros kanban altamente flexíveis, além de integrar notas, bancos de dados e agendas, funcionando como um hub central para equipes.

Por que usar o sistema Kanban na sua empresa?

Já deu pra ver que o sistema kanban é realmente uma mão na roda em vários processos, mas na prática o que ele pode agregar? Veja:

• Organização visual do fluxo de trabalho;
• Aumento da produtividade das equipes;
• Melhor comunicação interna;
• Agilidade na tomada de decisão;
• Visibilidade sobre gargalos e atrasos.

Seja para equipes pequenas ou grandes corporações, o Kanban continua sendo, mesmo depois de quase 60 anos, uma das metodologias mais atuais e eficazes para gestão.

Integrações que potencializam o Kanban

Mas existem outras vantagens em usar ferramentas para gerenciar seu sistema kanban: você pode integrá-lo com outras ferramentas que usa em seu dia a dia.

Por exemplo, se você usa Slack na comunicação interna, toda vez que um cartão é movido para uma determinada lista do Trello, um canal é notificado.

Da mesma forma, pode ser acrescentada uma linha em uma planilha do Google, ou criado um novo negócio em um sistema de CRM.

E essas integrações são feitas rapidamente, sem a necessidade de entender nada de códigos ou programação. Você mesmo pode acioná-las, com rapidez e facilidade.

Vai até parecer mágica. ✨

Confira mais integrações que a Pluga desenvolveu para o Trello e Notion com outras ferramentas:

Para não esquecer