Como usar a Monday na prática com outras ferramentas? Passo a passo completo!

Com o avanço tecnológico, a necessidade de contar com o auxílio de aplicativos para organização se mostrou cada vez mais aparente. Uma dessas alternativas é a monday, um dos softwares mais populares de gerenciamento do fluxo de trabalho.  

O que isso significa na prática? Ela dá aquela mãozinha na produtividade das equipes de uma empresa, simplificando as relações de trabalho. 😉

E o melhor é que dá para aumentar o potencial da ferramenta a integrando com outros apps. 

Quer saber como isso é possível? Então continue a leitura para entender como usar a monday isoladamente e também integrada a outras ferramentas. 

Como o sistema monday funciona?

A monday funciona como um grande painel central onde você organiza tudo o que acontece na sua equipe, desde tarefas simples até projetos inteiros. A lógica da plataforma é transformar processos em quadros, que são compostos por itens, colunas e status. 

Assim, em vez de espalhar informações em planilhas, mensagens ou documentos soltos, você concentra tudo em um fluxo visual e fácil de acompanhar.

O sistema monday é bem simples:

• Cada quadro representa um projeto, fluxo ou área;
  
• Cada item é uma tarefa, demanda ou registro;
  
• As colunas mostram detalhes: responsável, prazos, números, arquivos, status e mais;
  
• E as visualizações (tabela, kanban, calendário, cronograma etc.) ajudam a enxergar o trabalho do jeito que faz mais sentido para você.

Outro ponto bacana é que a ferramenta foi totalmente adaptada para o mercado brasileiro, então, se você está aprendendo como usar a monday em português, pode ficar tranquilo: a interface, os nomes das colunas, os menus e os tutoriais estão todos localizados em PT-BR.

Como usar a Monday com outras ferramentas? 3 exemplos para integrar

Como mencionamos anteriormente, a monday.com sozinha já oferece diversas vantagens para uma empresa. Mas, não há nada que esteja bom que não possa melhorar! 

Quando as funcionalidades da monday são integradas com outras ferramentas, é possível ter ainda mais benefícios: 

• Criar de forma automática um elemento na monday a partir de informações vindas de outras ferramentas;
• Enviar automaticamente informações para outras ferramentas a cada elemento criado ou com seu status modificado na monday.

Ah! E realizar essas automatizações pode ser algo muito fácil e rápido. Vamos te mostrar o passo a passo de como integrar a monday com outras ferramentas utilizando a Pluga. E o melhor: sem precisar inserir uma linha de código! 😁  

Ah, é válido citar que para as automatizações funcionarem é preciso que seja feito o login ou cadastro (gratuito) na Pluga.  

Dito isto, vamos lá?

Como integrar monday e WhatsApp Business

Em praticamente qualquer área de uma empresa, manter uma boa comunicação com clientes, leads ou até fornecedores faz toda a diferença. E, convenhamos, o WhatsApp virou o canal oficial do país, afinal, ele é rápido, direto e está presente no celular de todo mundo.

Sempre que um status de um elemento na monday for modificado enviar uma mensagem a partir de um template no WhasApp Business API. 

Isso funciona super bem para casos follow-up de um lead, confirmar um agendamento ou avisar que uma solicitação está em andamento.

Outros cenários que entram fácil nessa integração: confirmar a aprovação de um orçamento ou avisar que um contrato já está pronto para assinatura; ou até mandar lembrete de pagamento.

Integrando a Monday com o WhatsApp, por exemplo, você consegue disparar automaticamente uma mensagem a partir de um template sempre que um novo elemento tiver o status modificado 

E é exatamente esse caso que vamos aprender nesse passo a passo:

Como integrar monday com Google Agenda (Google Calendar)

Reuniões, prazos, atendimentos, follow-ups… tudo precisa estar registrado em algum lugar confiável para não virar bagunça. E o Google Agenda é o match queridinho pra tudo isso. 

Mas fazer cada registro na mão consome muito tempo e trabalho. 😥

Agora, imagina não precisar mais criar esses eventos na mão toda vez que uma nova demanda nasce na monday? Nada de abrir guia nova, copiar título, escolher data, ajustar horário… A integração entre monday e Google Agenda cuida disso pra você. 

E tudo acontece como mágica: cada novo elemento criado na monday já pode virar, automaticamente, um evento no calendário, com as informações estruturadas do jeitinho que você precisa.

Para saber como funciona, vamos ver o caso: A cada novo elemento criado na monday, criar um evento no Google Agenda. 

Vamos partir pro tutorial:

1. Conecte e configure a monday

A primeira parte da integração com a ferramenta é igual ao passo a passo que mostramos com o WhatsApp:

2. Conecte  e ajuste sua conta do Google Agenda (Google Calendar)

Nessa etapa, você também vai conectar sua conta do Google Agenda (Google Calendar) e depois, escolher o calendário que irá receber as informações do monday. 

3. Personalize sua integração

Aqui, você irá mapear os campos com os dados da monday, como “data de criação” e “título do evento”. 

Também existem campos opcionais para serem preenchidos caso queira deixar o evento no calendário ainda mais completinho. 

Depois é só clicar em “Salvar e continuar” e então, em “Finalizar automatização”.

Como integrar monday + Google Forms

Por último na nossa lista de como usar a monday integrada a outras ferramentas, está a conexão com o Google Forms. Integrando as duas plataformas é possível automatizar o processo de coleta de dados de um formulário online. 

Para que isso seja possível, o primeiro passo é ir até a página da integração entre Monday e Google Forms e escolher uma das automatizações. Para esse passo a passo escolhemos: A cada nova resposta no Google Forms, criar ou atualizar  um elemento na Monday.

Veja como criar esse fluxo:

1. Conecte sua conta do Google Forms

Assim como nos outros tutoriais, a primeira parte é conectar a conta da sua ferramenta de origem. Caso não tenha uma conta conectada, basta clicar em “Conectar nova conta”.

2. Verifique se está tudo certo com sua conta

3. Ajuste as opções do Google Forms

Nesse passo, basta escolher a planilha e a aba do Google Sheets que recebem as respostas do Google Forms. 

Depois disso, caso queira, insira filtros em sua automatização. Em seguida clique em “Salvar e continuar” e siga para a configuração da monday. 

4. Ajuste as opções da monday 

Após conectar sua conta da monday, você irá escolher qual quadro e grupo receberão as informações do Google Forms. E também escolher se a automatização deve apenas criar itens, apenas atualizar, ou ambos.

5. Personalize a automatização

Nessa parte você irá preencher com as informações do Google Forms que deseja inserir no elemento da monday. Os campos são opcionais, então sinta-se livre para preencher conforme sua preferência. 

Depois é só clicar em “Finalizar automatização” e pronto!

Mais automatizações com a Monday

Agora que já entendeu como usar a monday integrada a três ferramentas, sabia que é possível realizar esse processo com muitas outras plataformas? 

Na Pluga, a integração entre monday acontece com mais de 85 ferramentas, para além das que já citamos aqui. Confira abaixo alguns outros exemplos de automatizações prontas para serem feitas.

Para não esquecer!