Saber como planejar um evento pode até parecer algo complexo, mas com o domínio de técnicas de organização de eventos e seguindo determinadas etapas-chave o sucesso na tarefa é praticamente garantido.
Um passo a passo de como organizar um evento eficaz precisa ter algumas prioridades, como:
- Definição do público-alvo;
- Orçamento;
- Cronograma; e
- Fornecedores.
E estes são apenas alguns dos aspectos que merecem a atenção de quem está à frente da organização de um evento. Para conferir todos os passos de um planejamento e organização de eventos eficientes, continue neste artigo.
Além disso, vamos te apresentar uma ferramenta online que pode te ajudar – e muito – nessa hora, se integrando com os demais softwares de gestão que você já usa em seu dia a dia.
Como organizar um evento? Passo a passo prático
A tarefa de organizar um evento requer motivação, organização e muita atenção aos detalhes que podem passar despercebidos. Então ter um guia para não se perder nesse planejamento é essencial para “começar os trabalhos”.
Em oito passos simples você consegue organizar um evento. Confira quais são a seguir.
1. Estabeleça o objetivo do evento
O planejamento e organização do evento deve começar com a definição de um objetivo. Ou seja, colocar no papel o que se pretende alcançar com a realização deste evento.
Geralmente, os objetivos de um evento corporativo são:
- Lançar um produto no mercado;
- Promover a confraternização em alguma data comemorativa;
- Aproximar-se dos clientes;
- Reforçar a imagem da marca;
- Comprometer-se com a comunidade e causas sociais.
2. Defina o público-alvo do seu evento
Dando continuidade ao passo a passo de como organizar um evento corporativo, é de extrema importância definir o público para o qual o evento se destina. Esta etapa vai ser fundamental para as etapas seguintes.
Ao definir e conhecer o público-alvo, fica mais fácil ter uma direção sobre:
- As estratégias de divulgação;
- O formato do evento;
- Localização;
- Horário; e vários outros detalhes.
Ou seja, o evento como um todo precisa estar alinhado com o público.
Para isso, analise o perfil de seus clientes ideais, aqueles que mais trazem lucro para o seu negócio. Você também pode aproveitar as vantagens das pesquisas digitais, por meio de plataformas gratuitas.
3. Saiba escolher a melhor data
Nesta terceira etapa, é importante escolher uma boa data para a realização do evento. Caso contrário,as pessoas podem não comparecer e o seu evento se tornar um verdadeiro fiasco.
E não é isso que você quer, né?
Uma boa dica é evitar feriados ou datas próximas a feriados prolongados, como Natal, Ano Novo ou Carnaval. O motivo é que nesses períodos as pessoas costumam estar menos disponíveis.
4. Saiba escolher o melhor local
Assim como a data, a escolha de um bom local também é fator determinante para que o seu evento seja bem sucedido. Para isso, existem alguns aspectos que precisam ser levados em consideração, como:
- Quantidade estimada de pessoas;
- Perfil do público-alvo;
- Acessibilidade;
- Estacionamento;
- Rotas para chegar no local;
- Capacidade do espaço;
- Segurança.
5. Estabeleça um cronograma para o evento
O quinto passo da nossa lista reflete um fato: não há como planejar um evento sem um cronograma pré-estabelecido!
Além da data, é necessário determinar o horário para início e encerramento, bem como para as atrações (shows, discursos, entrega de prêmios, etc).
Estabelecer um cronograma é fundamental para que tudo flua de maneira mais organizada. Caso sinta necessidade, você pode montar uma planilha.
6. Faça um orçamento para o evento
Em um planejamento e organização de eventos você terá que lidar com um aspecto crucial: o dinheiro. 🤑
Procure fazer um orçamento de todo o evento, detalhando quanto de dinheiro deverá ser destinado para cada detalhe dele:
- Fornecedores;
- Decoração;
- Divulgação;
- Buffet, entre outros.
Faça pesquisas a fim de economizar o máximo possível, mas sem comprometer a qualidade. Aposte em formatos econômicos, ideias sustentáveis e locais que estejam mais em conta.
Além disso, mais importante do que colocar no papel o quanto de dinheiro será necessário para realização do evento, é não extrapolar o orçamento estabelecido.
7. Defina a estratégia de divulgação do evento
Outro passo essencial para a organização de um evento é a estratégia de divulgação. Para que as pessoas compareçam ao evento, elas precisam saber, no mínimo, onde e quando ele vai acontecer.
Dentre as possíveis estratégias de divulgação de eventos, você pode usar:
- Redes sociais;
- Enviar e-mail marketing com todas as informações;
- Elaborar um press kit; e, dependendo do público;
- Fazer o convite por telefone ou pessoalmente.
8.Avalie os resultados
Para encerrar o nosso passo a passo sobre como organizar um evento corporativo, é importante que você desenvolva um mecanismo de avaliação dos resultados. Se faça as seguintes perguntas:
“Conseguimos alcançar os objetivos do evento? O saldo foi positivo?”.
A partir dessa etapa, você poderá identificar o que deu certo e o que poderia ter sido melhor. Isso servirá como aprendizado para futuros eventos.Conhecer e compreender seus erros e acertos é fundamental para que a evolução aconteça.
Conclusão
E aí, gostou do nosso passo a passo de como organizar um evento? Acha que colocar tudo isso em prática pode ser complicado?
Nossa dica é usar a Sympla, a maior plataforma de gestão de eventos do Brasil. Confira este vídeo com um case real que mostra como ela pode te ajudar na organização de eventos corporativos:
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