Você sabe como gerenciar um projeto na sua empresa?
Transformar grandes ideias 💡 em resultados concretos 📈 é fundamental em qualquer negócio!
E a área de gestão de projetos é responsável por usar as ferramentas, conhecimentos, habilidades e os demais recursos necessários para a execução de suas grandes ideias inovadoras, dando forma 💵 àquilo que antes estava só no papel 📄.
Com um bom gerenciamento de projetos, eles tendem a ser concluídos com sucesso e a empresa consegue se manter competitiva no mercado.
Está disposto a saber como conseguir tudo isso?
Neste posts, separamos 6 dicas de como gerenciar um projeto, além de apresentar 4 sistemas de controle de projetos gratuitas que você pode começar a usar agora mesmo!
Veja também: Bons sistemas de gestão de processos não faltam. É só escolher o ideal para seu negócio [e seu bolso]
6 dicas de como gerenciar um projeto
Antes de darmos início às nossas dicas de como gerenciar um projeto, vale a pena ressaltar que um projeto bem gerenciado deve ter as seguintes características:
Agora, vamos às dicas.
Confira em nosso blog: Gerenciador de projetos online: se você ainda não usa, já passou da hora de começa a usar
1- Estabeleça os objetivos do projeto
Para se fazer um controle de projetos eficiente, é fundamental estabelecer objetivos claros e bem definidos. Ou seja, onde você quer chegar com o seu projeto?
Lembre-se de manter o pé no chão nesse momento. Procure definir objetivos possíveis de serem executados. Se você for muito além da sua realidade, dificilmente você conseguirá alcançar os objetivos propostos, gerando frustrações na equipe, desmotivação e sentimento de fracasso.
Por outro lado, não estabeleça objetivos muito óbvios ou fáceis demais; encontre um meio termo. Evite também ser vago.
Exemplos:
- Reduzir em 22% os custos com energia elétrica
- Dobrar o número de treinamentos por ano
2 – Faça um cronograma do projeto
Não há como planejar um projeto sem ter um cronograma estabelecido. É ele que determinará o prazo para execução do projeto e para cada atividade a ser executada.
A intenção do cronograma é segmentar o projeto em etapas e determinar o tempo aproximado para executar cada uma dessas etapas.
Quanto mais detalhado for o cronograma, maiores as chances de sucesso do projeto. Assim, evitam-se desvios de percurso, atrasos, imprevistos e perda de tempo com coisas desnecessárias.
Procure ser razoável com os prazos: nem muito curtos nem muito longos. Leve em consideração as peculiaridades das equipes.
3 – Não se esqueça do orçamento
Quanto o seu projeto vai custar? Essa pergunta é fundamental para fazer o controle de projetos. Afinal, sem dinheiro para financiar, ele dificilmente será concretizado.
Por isso, coloque no papel o valor que precisará ser destinado para cada etapa do projeto. Além disso, monitore todos os custos a fim de evitar gastos desnecessários.
Esteja sempre ciente de quanto, quando e como o dinheiro está sendo gasto. Lembre-se: não gaste mais do que aquilo que você possui.
4 – Saiba selecionar as equipes do projeto
Um dos erros mais comuns de quem não sabe como planejar um projeto é a convocação de pessoas inadequadas para o trabalho. 🤦♂
Na hora de montar a equipe do projeto, é fundamental escolher os profissionais que tenham as competências necessárias e alinhadas aos objetivos daquele projeto.
Procure montar um equipe multidisciplinar a fim de agregar diferentes perspectivas para o projeto e enriquecer a condução dos trabalhos.
5- Faça reuniões periódicas com as equipes
A nossa última dica de como planejar um projeto tem a ver com transparência, fator essencial para a condução eficiente dos trabalhos.
Para que você possa alcançar os objetivos do seu projeto, é importante saber se comunicar com as equipes, organizar reuniões e garantir que eles compreendam as etapas e a importância de cada colaborador para um resultado bem sucedido.
Por isso, durante a execução do projeto, separe um dia da semana para discutir a evolução dos trabalhos, esclarecer dúvidas, alinhar certos pontos e fazer os ajustes que forem necessários.
Assim, evita-se a baixa produtividade e promove-se a integração entre todos os envolvidos no projeto.
6- Automatize determinadas tarefas
Uma maneira interessante de otimizar tempo e recursos humanos é por meio da automação de tarefas, principalmente aquelas consideradas repetitivas.
Sistemas informatizados podem te ajudar a usar a tecnologia a seu favor. Com praticidade e eficiência, você consegue agilizar a comunicação entre as equipes de trabalho, reduzir burocracias processuais, potencializar a qualidade da entrega e fazer um melhor controle de projetos.
Saiba mais: Responda 10 perguntas e escolha sua ferramenta de planejamento de projetos
DICA EXTRA: 4 sistemas de controle de projetos
Fazer tudo isso parece complicado para você? Tá difícil de entender como gerenciar um projeto?
Na verdade, sem a ajuda da tecnologia vai ficar difícil mesmo…
Por isso, trazemos 4 sugestões de softwares de sistemas de controle de projetos que podem te ajudar muito nessa hora.
1- Google planilhas
Quem nunca? Esta ferramenta pode não ser especificamente desenhada para gerenciamento de projetos, mas com certeza já ajudou muitas empresas a atingir seus objetivos.
2- Slack
Ok, o Slack não é exatamente um sistema de controle de projetos. Mas é extremamente útil para gerenciar a comunicação durante sua execução.
Ele permite definir um canal específico para seu projeto onde todos os materiais e comunicações ficam centralizados.
Veja mais: O que é Slack? Menos emails e mais integração entre equipes!
3- Trello
Figurinha carimbada entre os sistemas de controle de projetos, o Trello se inspira na metodologia kanban.
Veja mais sobre ele aqui: Tutorial do Trello: guia ilustrado com passo a passo detalhado
4- Asana
O Asana também tem uma parte de suas funcionalidades baseadas na metodologia kanban, mas seu foco está mais no controle e acompanhamento das tarefas do que no fluxo de trabalho.
E sabe o melhor sobre todos esses sistemas de controle de projetos que citamos?
Todos eles podem ser integrados a outras ferramentas que você usa em seu dia a dia e deixar algumas tarefas automáticas!
Confira alguns exemplos de automatizações que a Pluga preparou para o Asana. Você não leva nem 2 minutos para configurar e começar a usar:
