6 minsO que você verá neste artigo
Se você cuida do financeiro de uma empresa, faz parte da sua rotina receber cobranças por e-mail. E você certamente já deve ter passado por isso:
Chega um e-mail de fatura, você precisa abrir, ler todas as informações, e extrair dados dos e-mails manualmente para depois cadastrar cada lançamento na sua planilha de controle financeiro ou ERP.
É um trabalho repetitivo, chato e que toma um tempo precioso. E se eu te contar que dá para automatizar tudo isso?
Neste artigo, vamos te mostrar como usar o Google Gemini para extrair dados estruturados de e-mails do Gmail e cadastrá-los automaticamente em uma planilha do Google.
Mas você poderia utilizar o mesmo processo para extrair dados do Microsoft Outlook e enviar para outras ferramentas como Excel, seu ERP favorito, etc.
O que são dados estruturados?
Dados estruturados são informações organizadas em um formato padronizado e previsível , como campos bem definidos em uma planilha ou formulário.
Na prática: Com os dados estruturados, você transforma, por exemplo, “informações contidas no texto corrido de um e-mail” em “colunas de uma planilha“. E é exatamente isso que vamos fazer neste tutorial.
💡Quer saber mais sobre dados estruturados?
Pense assim: quando você recebe um e-mail com uma cobrança no corpo do e-mail, ela nada mais é, na realidade, que um bloco de texto. Ou seja, um texto livre.
Esse formato é ótimo para humanos lerem, mas péssimo para sistemas processarem automaticamente.
Já os dados estruturados exibem as informações contidas nesse texto corrido em atributos organizados:
Campo | Valor |
Empresa | Empresa XYZ |
CNPJ | 12.345.678/0001-99 |
Valor | R$ 1.500,00 |
Vencimento | 15/12/2024 |
Como isso funciona tecnicamente?
Quando você pede para a IA extrair dados estruturados de um texto, ela retorna as informações em um formato chamado JSON, que é um padrão universal para troca de dados entre sistemas.
O mesmo e-mail mencionado acima, transformado em dados estruturados, fica assim:
{
"empresa": "Empresa XYZ",
"cnpj": "12.345.678/0001-99",
"valor": "R$ 1.500,00",
"vencimento": "15/12/2024"
}Cada campo tem um nome (como "empresa") e um valor (como "Empresa XYZ"). Isso permite que qualquer sistema “entenda” exatamente onde está cada informação.
Por que isso importa?
Quando você extrai dados estruturados de e-mails usando IA (como o Google Gemini ou ChatGPT), você está basicamente pedindo para a inteligência artificial:
- Ler o texto desestruturado do e-mail;
- Identificar os dados relevantes (empresa, valor, data, etc.);
- Retornar essas informações em campos separados e padronizados (JSON).
Isso significa que você poderá recuperar esses dados individualmente, para enviá-los de forma organizada para qualquer ferramenta.
Tutorial: como extrair dados de e-mails de cadastro de cobranças com Gemini
Com esse tutorial, sempre que você receber uma fatura ou cobrança no seu Gmail, sua automatização (via Pluga) vai:
- Identificar este tipo de e-mail;
- Extrair dados de e-mails (como valor, vencimento, CNPJ, fornecedor);
- Cadastrar tudo automaticamente em uma planilha;
- Economizar horas de trabalho manual por semana.
Vamos ao passo a passo?
Para começar você vai precisar:
- Uma conta ativa no Gmail (onde você recebe as cobranças);
- Uma conta na Pluga (se você não tiver, basta criar uma. É grátis.)
- Uma conta no Google Gemini;
- Uma planilha do Google Sheets.
- Acesse a Pluga e crie sua automatização
Acesse o site da Pluga e faça login. Em seguida, clique em “Criar automatização”.
- Selecione o Gmail para iniciar a sua automatização
Escolha Gmail como ferramenta de origem e selecione o gatilho: “Novo e-mail em guia ou marcador” .
💡 Dica: Se precisar de ajuda para criar guias e marcadores que vão filtrar seus e-mails de cobrança no Gmail, confira este tutorial completo. - Conecte e ajuste o Gmail
Escolha a conta Gmail onde você recebe os e-mails financeiros e depois o marcador onde você armazena todos os e-mails de cobrança (como, por exemplo, “Cobrança“).
Em seguida, defina o critério de captação de e-mail e clique em “Salvar e continuar”. - Selecione o Google Gemini para extrair dados estruturados
Clique em “Conectar nova ferramenta” e escolha Google Gemini. Depois, selecione a ação “Extrair dados estruturados” e conecte sua conta do Gemini (se necessário, siga o passo a passo para obter a chave de API).
- Informe ao Gemini qual texto ele deve processar
No campo “Texto a ser transformado em dados estruturados” selecione a informação “E-mail no formato MIME Type text/plain”.
Essa será a fonte de onde o Gemini vai extrair os dados.
- Insira as instruções para o Gemini
No campo de Instruções do Sistema, escreva algo como:
Aqui está o corpo de um e-mail de cobrança/fatura que recebi.
Por favor, extraia as seguintes informações deste e-mail:
[1] Remetente do e-mail (endereço de e-mail completo)
[2] Nome da empresa cobradora
[3] Data de vencimento da cobrança
[4] Valor total da cobrança
[5] CNPJ da empresa (se disponível)
[6] Endereço da empresa (se disponível)
Retorne apenas os dados solicitados de forma clara e organizada.
- Configure os parâmetros estruturados
Aqui é onde a mágica acontece! ✨
Agora você vai definir a quantidade de dados que deseja extrair dos e-mails (e quais são eles):
No caso deste tutorial serão 6 dados, a serem configurados da seguinte forma:
E-mail completo do remetente - Conecte ao Google Sheets
Agora, vamos conectar o Google Sheets para que sua planilha receba os dados extraídos dos e-mails.
Para isso, escolha Google Sheets como ferramenta de destino e selecione a ação: “Atualizar/inserir linha em planilha”.
Em seguida, conecte sua conta do Google e selecione a planilha e a aba onde quer cadastrar as cobranças. - Use os dados extraídos pela IA para criar os lançamentos financeiros
Agora, você vai realizar o mapeamento dos dados. Ou seja: vai configurar para qual coluna da sua planilha cada um dos dados extraídos pelo Gemini deve ir.
- Clique em “Finalizar automatização” e pronto! 🎉
A partir de agora, toda vez que você receber um e-mail de cobrança, o Gemini vai extrair os dados automaticamente e cadastrá-los na sua planilha.
Por que automatizar a extração de dados de cobranças?
Economia de tempo
Cadastrar manualmente cada cobrança pode levar de 2 a 5 minutos por e-mail. Se você recebe 50 cobranças por mês, são mais de 4 horas economizadas!
Redução de erros
A digitação manual está sujeita a erros de digitação, troca de valores ou esquecimento de informações. Com a automação, os dados são extraídos exatamente como estão no e-mail.
Organização garantida
Todas as cobranças ficam centralizadas em um único lugar, facilitando a gestão financeira, acompanhamento de vencimentos e análise de despesas.
Integração com seu fluxo de trabalho
Você pode expandir essa automação para enviar notificações no Slack próximo ao vencimento, criar tarefas no Trello para aprovação de pagamentos, ou sincronizar diretamente com seu ERP.
Perguntas Frequentes
Como funciona a extração de dados de e-mails com IA?
A IA lê o corpo do e-mail, identifica informações importantes (valor, vencimento, CNPJ, empresa etc.) e transforma tudo em dados estruturados, geralmente no formato JSON. Esses campos podem ser enviados automaticamente para uma planilha ou qualquer outra ferramenta.
São informações do e-mail organizadas em campos padronizados (como colunas de planilha). Exemplo:
empresa, valor, data de vencimento, CNPJ. A IA converte o texto solto do e-mail nesses campos definidos.
Sim. Qualquer cobrança, fatura, boleto, aviso financeiro ou texto livre pode ser lido por IA, desde que o conteúdo esteja acessível no corpo do e-mail.
Sim. O Gemini reconhece padrões de datas, valores monetários, nomes de empresa e dados fiscais, e retorna tudo organizado como JSON.
Não. Usando a Pluga, você só conecta Gmail → Gemini → Google Sheets e define quais campos quer extrair. Todo o processamento acontece sem código.
Sim. Você pode enviar para ERPs, Excel, Slack, Trello, CRM, bancos de dados ou qualquer ferramenta integrada à Pluga.
Sim. A IA entende texto livre, mesmo com blocos extensos ou formatos variados. Ela extrai só os dados importantes definidos nas instruções.
Os mais comuns são: empresa cobradora, valor, vencimento, CNPJ, e-mail do remetente, endereço e qualquer outro campo presente no e-mail.
Você economiza horas por mês, elimina erros manuais, centraliza informações financeiras e mantém seu fluxo sempre atualizado.
