Você certamente já passou pela seguinte situação: a caixa de entrada está abarrotada de e-mails, e você acabou perdendo aquele e-mail importante do seu chefe ou uma oferta especial que você estava esperando. A boa notícia é que você pode automatizar a organização dos seus e-mails no Gmail de uma maneira muito simples: basta criar pastas no Gmail para manter tudo no seu devido lugar.
Você ainda pode criar filtros automatizados que vão alocar cada tipo de e-mail dentro de uma pasta (ou marcador) específico, facilitando ainda mais a sua vida e em seguida criar automatizações que enviem informações contidas nestes e-mails para outras ferramentas (como CRMs, gestores de projetos, chats internos, etc).🤯
Bem legal, né?
Neste artigo vamos te mostrar, passo a passo, como criar pastas no Gmail no seu computador e celular, além de como personalizá-las para atender às suas necessidades específicas.
Ao final da leitura, você vai saber como organizar sua caixa de entrada no Gmail de forma eficiente, personalizando suas pastas e automatizando a gestão de e-mails.
Aproveite as dicas de filtros e integrações para otimizar ainda mais seu tempo e aumentar sua produtividade!
Vamos lá? 👇
O que são Pastas (marcadores) no Gmail?
No Gmail, as pastas são chamadas de marcadores (ou labels em inglês). Eles são utilizados para organizar e-mails, facilitando a categorização e a busca de mensagens específicas ou importantes, tornando a gestão da sua caixa de entrada mais eficiente.
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Como criar uma pasta no Gmail?
Nem todos os sistemas operacionais de dispositivos móveis permitem a criação de marcadores. Portanto, o ideal é que você crie usando um computador. Para isso, basta seguir estes passos:
- Acesse o Gmail no seu navegador.
- Clique em “Mais” no menu lateral esquerdo, ao lado da palavra “Marcadores”;
- Digite o nome do marcador que deseja criar;
- Clique em “Criar”.
Como personalizar pastas (marcadores) no Gmail
Além de criar marcadores no Gmail, você também pode personalizá-los conforme suas preferências para facilitar ainda mais a localização de e-mails. Você pode, por exemplo:
- Mudar a cor das pastas: para uma visualização mais ágil. Você pode, por exemplo, optar por utilizar a cor verde para marcadores que digam respeito a questões financeiras;
- Hierarquizar suas pastas: para criar subcategorias de mensagens. Por exemplo, você pode ter um marcador onde organiza todas as contas a pagar recebidas por e-mail, e dentro dessa pasta, criar um marcador para cada fornecedor.
Como adicionar e-mails a um marcador (ou pasta)
Uma vez criados os marcadores, é hora de organizar seus e-mails!
Você pode fazer isso tanto manualmente quanto automaticamente. Para realizar essa organização de forma manual, é preciso seguir os seguintes passos:
- Selecione o e-mail desejado.
- Toque no ícone de etiqueta na parte superior.
- Escolha o marcador que deseja aplicar.
Mas a verdadeira magia começa mesmo quando você cria filtros que vão categorizar os e-mails por você. Vamos te mostrar como fazer isso a seguir! 👇
Como automatizar a organização de e-mails em pastas usando os filtros no Gmail
Conforme já mencionamos ao longo deste artigo, você pode automatizar a organização dos seus e-mails no Gmail usando filtros. Eles permitem que você defina critérios específicos para selecionar e-mails automaticamente e aplicar marcadores, tornando sua vida muito mais fácil.
Para criar esses filtros no Gmail e deixar sua caixa de entrada muito mais organizada, você precisa:
- Acessar o Gmail e fazer login na sua conta.
- Clicar no ícone de ⚙️ engrenagem no canto superior direito e selecionar “Ver todas as configurações”.
- Navegar até a aba “Filtros e endereços bloqueados”.
- Rolar a página para baixo e clicar no botão “Criar novo filtro”
- Definir os critérios que o filtro deve procurar, como e-mails de um remetente específico, com determinadas palavras no assunto, ou de um certo tamanho.
- Clicar em “Criar filtro” e escolher o que o filtro deve fazer com os e-mails que ele encontrar. Pode ser: marcá-los como lidos, movê-los para uma pasta específica, aplicar um marcador, entre outras opções.
- Por fim, clicar em “Criar filtro” novamente para salvar suas configurações.
💡Dicas para criar filtros eficientes no Gmail
- Utilize palavras-chave: adicione palavras específicas que devem estar presentes no assunto ou corpo do e-mail para filtrar e-mails com mais precisão.
- Combine critérios: combine vários critérios, como remetente e palavras-chave, para criar filtros ultra específicos.
- Automatize ações comuns: configure filtros para realizar ações mais “robóticas”, como arquivar notificações automáticas ou marcar boletins informativos como lidos.
Além disso, você pode aproveitar para automatizar outras tarefas fora do Gmail sempre que um e-mail for categorizado dentro de determinado marcador (ou pasta).
Utilizando as integrações da Pluga, por exemplo, você pode minimizar tarefas repetitivas, como atribuir tarefas para o time, criar oportunidades no seu CRM, e notificar as pessoas certas quando surgir uma urgência.
Quer ver como?
Separamos abaixo alguns exemplos de como os filtros podem ser usados para ajudar a manter a ordem e a eficiência no seu dia a dia.
Gerar uma lista de tarefas a partir da sua caixa de entrada
Quantas vezes você deixou passar um e-mail importante que precisava ser transformado em tarefa?
Você pode usar ferramentas como Trello, Asana, Notion ou ClickUp para transformar e-mails importantes automaticamente em tarefas.
Por exemplo, sempre que um e-mail com a palavra “urgente” chegar, ele pode ser filtrado e alocado dentro de uma pasta e, em seguida, se transformar em uma tarefa:
Isso ajuda a garantir que tarefas críticas não sejam esquecidas e que sua produtividade seja mantida.
Outra ideia super útil: configurar filtros para que e-mails que contenham palavras como “aprovação” ou “revisão” sejam automaticamente alocados em um marcador específico.
Depois, é só automatizar o envio dessas informações para o seu gestor de tarefas favorito.
Enviar notificações automaticamente
Alguns e-mails são mais urgentes que outros – como por exemplo confirmações de pagamento ou contas a pagar. Por isso pode ser que você queira notificar rapidamente a sua equipe sobre estes e-mails mais importantes.
Imagine que todas as faturas recebidas sejam automaticamente movidas para uma pasta de “Faturas” e marcadas como não lidas.
Em seguida, você pode enviar uma notificação para que as pessoas responsáveis possam efetuar (ou programar) o pagamento.
Isso garante que sua equipe esteja sempre atualizada, sem que você precise fazer encaminhamentos manuais e sem que seja preciso acessar o Gmail para visualizá-los.
Acompanhar novas oportunidades
Perder um lead importante por falta de um acompanhamento rápido não é nada legal, né?
Você pode conectar seus marcadores de follow-up de clientes no Gmail ao seu CRM favorito, por exemplo, e garantir que cada oportunidade seja adicionada ou atualizada o mais rápido possível. Assim, nenhum contato importante fica esquecido, permitindo que você ou a sua equipe atuem rapidamente.
Por exemplo, se você recebe muitos pedidos de orçamento de potenciais clientes por e-mail, crie filtros para que esses e-mails sejam movidos para uma pasta específica e, em paralelo, sejam adicionados ao seu CRM.
Essas são apenas algumas ideias para te inspirar a configurar os seus próprios filtros e automatizações de acordo com as demandas do seu negócio.
Assim, você não só mantém a sua caixa de entrada organizada, mas também garante que os e-mails mais importantes sejam tratados de maneira eficiente.
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