Provavelmente você já viveu a seguinte situação: horas a fio usando todos os recursos de busca da sua caixa de entrada tentando localizar aquele documento super importante – enquanto torce para não ter excluído o e-mail sem querer (e tudo que você queria era ter lembrado de salvar o anexo do email em uma pasta).
Acontece. Afinal, é fácil esquecer de organizar arquivos na correria do dia a dia. E mesmo que você nunca esqueça de fazer o backup de arquivos na nuvem, sempre existe a possibilidade do documento ser arquivado fora do padrão por engano.
Automatizando este processo, você não só pode salvar facilmente apenas os anexos que deseja – como depois poderá encontrá-los com facilidade.
Por exemplo, você pode configurar uma automatização na Pluga que detecte novos e-mails com anexos (no Gmail ou no Microsoft Outlook) e salve esses documentos em uma pasta do Google Drive. De quebra, você ainda pode filtrar a captura desses anexos de acordo com as pastas em que estão alocados no Gmail ou Outlook ou até mesmo a partir de palavras contidas na mensagem.
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Quer ver como implementar essa organização dos anexos na nuvem? Então confira a seguir abaixo o passo a passo para criar um fluxo para salvar anexos de e-mails automaticamente em uma pasta conforme o assunto, categoria ou temática do arquivo.
Como baixar todos os anexos de um e-mail do Gmail ou Outlook no Google Drive
Tempo necessário: 3 minutos
Neste passo a passo, vamos ilustrar como ficaria a configuração desta automatização a partir de e-mails com anexos no Gmail – mas o mesmo processo pode ser utilizado com o Outlook.
Para isso, você vai precisar:
• Uma conta no Gmail (ou Outlook);
• Uma conta na Pluga (grátis).
Tudo certo? Então agora vamos ao passo a passo:
- Acesse sua conta na Pluga
- Feito o login, clique em “Criar automatização” e dê um nome a ela
- Conecte sua conta de e-mail à Pluga
Selecione a ferramenta de origem desta automação (neste caso, o Gmail) e qual é o gatilho correspondente (Novo email com anexo). Então, clique em “Continuar”.
- Configure a origem do(s) arquivo(s)
Nessa etapa, você pode optar por indicar que apenas deseja capturar os arquivos quando o e-mail estiver categorizado dentro de determinada pasta do Gmail.
Você também pode escolher se deseja enviar documentos de todos os e-mails, apenas e-mails lidos ou apenas e-mails não lidos.
Em seguida clique em “continuar“.
- Filtre as informações, se desejar
Nesta etapa é possível fazer um ajuste fino na captura dos anexos, indicando uma condição especial para que a automatização siga em frente.
Por exemplo: podemos criar um filtro para que os anexos só sejam enviados para o Google Drive caso o assunto do e-mail contenha a palavra “Fatura”.
- Selecione o Google Drive como ação da sua automatização
- Ajuste as opções do Google Drive
Selecione em qual Drive e qual pasta você deseja salvar os anexos capturados pela automatização.
Neste exemplo, selecionamos a pasta “Faturas a pagar”.
- Personalize o envio do documento
Aqui você indicará para a Pluga onde estão localizados os anexos que deseja enviar para o Google Drive.
Nesta etapa você poderá selecionar o campo “Anexos do email”, que reunirá em um único arquivo zipado todos os anexos.
Em seguida, você pode optar por criar um nome padrão para o documento. Por exemplo, compor o nome do arquivo com o assunto do e-mail seguido do nome do remetente.
- Finalize sua automatização
Agora é só clicar em “Continuar” e, em seguida, clicar em “Finalizar automatização”.
E pronto: sempre que um e-mail com anexos chegar à sua caixa de entrada obedecendo às condições pré configuradas, um novo documento será criado no seu Google Drive.
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