Quem tem um negócio ou atua na parte financeira, sabe a importância de armazenar notas fiscais e boletos pelo menos por um período de tempo. Mas nem sempre a tarefa de arquivar esses documentos é simples, ainda mais se forem muitos e demandarem um processo padronizado para garantir sua organização. 😥
É aí que a automatização de processos e tarefas surge como uma poderosa aliada.
Para te ajudar nisso, preparamos este conteúdo com a importância e algumas dicas de como arquivar notas fiscais e boletos automaticamente.
Vamos lá!
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Por que arquivar notas fiscais e boletos?
Por qual motivo uma empresa precisa ter bem organizado os documentos fiscais? Nem todo mundo sabe, mas arquivar notas fiscais do seu negócio por pelo menos 5 anos é uma obrigatoriedade.
Já para os boletos não existe esta obrigatoriedade, mas é importante tê-los armazenados por motivos de organização de clientes, ainda mais se seu serviço for de cobrança recorrente.
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Qual a melhor forma de arquivar notas fiscais e boletos?
Sabendo a importância de ter esses documentos bem guardados, a questão agora é: onde e como arquivá-los? Além, claro, de entender como fazer isso de tal forma que o seu tempo não seja totalmente ocupado por essa tarefa.
Separamos 3 maneiras de você arquivar suas notas fiscais e boletos, indo da mais automatizada para a mais manual. São elas:
- Armazenamento em nuvem (integrando ferramentas);
- Pastas no computador;
- Cópia digital de arquivos físicos.
Confira os detalhes de cada uma a seguir.
1. Armazenamento em nuvem (integrando ferramentas)
O armazenamento de arquivos na nuvem (Google Drive, OneDrive…) é uma ótima opção para ter um local seguro e organizado para arquivar os documentos, com rápido e fácil acesso e sem perder a segurança.
Mas quando essa tarefa não é automatizada pode ser que seja preciso tirar um dia para separar, nomear, categorizar e enviar essas notas e boletos para a nuvem além de separá-las em pastas e subpastas…
Uma estratégia para não perder tempo com isso é integrar a sua ferramenta financeira, ERP, ou de gestão de contratos ao Google Drive, por exemplo. Assim, toda vez que uma cobrança, nota fiscal e/ou boleto for gerado o arquivo será enviado automaticamente para uma pasta do Google Drive.
Ah! E fazer isso nem é difícil, tá? Utilizando a Pluga, por exemplo, para integrar essas ferramentas você nem precisa se preocupar com códigos ou todo aquele “techniquês” por trás das automatizações.
Confira a seguir três exemplos de automatização para começar a arquivar suas notas fiscais e boletos automaticamente no Google Drive.
Asaas + Google Drive
Se você lida com muitos documentos financeiros de cobranças relacionadas ao seu produto ou serviço, integrar a sua plataforma de pagamento com o Google Drive é uma boa opção.
Com essa integração você conseguirá, por exemplo, automatizar o processo abaixo:
Com o login ou cadastro (gratuito) feito na Pluga, siga o passo a passo de como fazer isso.
- Selecione a ferramenta de origem
Selecione a ferramenta de origem desta automação (Asaas) e qual o gatilho correspondente (Cobrança criada).
- Selecione a ferramenta de destino
Selecione o Google Drive e a ação desta automação (Enviar arquivo para o Google Drive).
Clique em “Automatizar”. - Conecte a conta da primeira ferramenta
Adicione a sua conta do Asaas caso ela já esteja cadastrada. Caso não esteja, clique em “Conectar nova conta”.
- Defina a captura das parcelas
É opcional mas, caso queira, defina se quer capturar todas as parcelas da ou apenas a primeira parcela
- Crie filtros
Se for necessário, crie filtros para a automatização e clique em “Continuar”
- Conecte sua conta do Google Drive
Adicione a conta do Google Drive que for usar. Caso ela não esteja cadastrada, clique em “Conectar nova conta”.
- Ajuste as opções do Google Drive
Defina a pasta (ou subpasta) onde a Pluga deve adicionar os documentos vindos do Asaas.
- Configure os dados que serão enviados entre as ferramentas
Monte o mapeamento da sua automatização, clique em “Continuar” e “Finalizar automatização“.
- Pronto!✨ Sua integração foi feita
Agora toda vez que uma cobrança for criada no Asaas, o arquivo será enviado para uma pasta do Google Drive.
E não para por aí! Confira mais algumas opções de automatização entre sua plataforma de pagamento e o Google Drive.
Bling + Google Drive
Mas se a sua intenção for arquivar notas fiscais, ferramentas como o Bling integradas ao Google Drive podem ser a solução para isso. Confira como automatizar a tarefa:
- Faça o login ou cadastro (gratuito) na Pluga;
- Selecione o Bling e o gatilho da automatização;
- Selecione o Google Drive e a ação da automatização;
- Clique em “Automatizar”;
- Conecte sua conta do Bling;
- Defina o tipo de nota que quer captar;
- Se for necessário, crie filtros para a automatização e clique em “Continuar”;
- Conecte sua conta do Google Drive;
- Defina o Drive, página ou subpasta para onde a Pluga deve enviar o arquivo vindo do Bling;
- Monte o mapeamento da sua automatização, clique em “Continuar” e “Finalizar automatização”
- Pronto!✨ Sua integração foi feita, agora toda vez que uma nota fiscal for emitida no Bling, o arquivo será enviado para uma pasta do Google Drive.
Veja também:
Hotmart + Google Drive
Por último, mas não menos importante: é possível conectar a plataforma que utilize para vender seu infoproduto com o Google Drive. Assim, todo arquivo de movimentação de venda pode ser enviado automaticamente para a nuvem.
Veja o passo a passo da automatização a seguir:
- Faça o login ou cadastro (gratuito) na Pluga;
- Selecione o Hotmart e o gatilho da automatização;
- Selecione o Google Drive e a ação da automatização;
- Clique em “Automatizar”;
- Conecte sua conta do Hotmart;
- É opcional mas, caso queira, defina as formas de pagamento que a automatização deve puxar os dados, crie filtros para a automatização e clique em “Continuar”;
- Conecte sua conta do Google Drive;
- Defina o Drive, página ou subpasta para onde a Pluga deve enviar o arquivo vindo do Hotmart;
- Monte o mapeamento da sua automatização, clique em “Continuar” e “Finalizar automatização”;
- Pronto!✨ Sua integração foi feita, agora toda vez que uma venda for completada no Hotmart, o arquivo será enviado para uma pasta do Google Drive.
2. Pastas no computador
Esta outra opção para arquivar as notas fiscais e boletos do seu negócio não é uma novidade. Criar pastas no computador é uma forma de ter esses documentos organizados e pode contar com um espaço de armazenamento maior do que as opções gratuitas das ferramentas em nuvem.
No entanto, o compartilhamento desses documentos com outras pessoas se torna mais complexo, afinal não irá bastar uma permissão no arquivo ou na pasta para o acesso.
Portanto, caso questões como fácil acesso e compartilhamento não sejam tão importantes, arquivar suas notas fiscais e boletos em pastas no computador pode ser uma solução que já se adeque a sua realidade.
Mas não se esqueça de estabelecer um padrão para organizá-los em pastas e também de alocar essas pastas em um HD externo para ter um fator a mais de segurança.
3. Cópia digital de arquivos físicos
A digitalização de arquivos físicos ainda é uma prática necessária em muitos negócios, especialmente para documentos que precisam de assinatura ou que foram emitidos em papel. Para arquivar notas fiscais e boletos dessa forma, basta escanear cada documento e salvá-lo em pastas organizadas por data, categoria ou tipo de transação.
Esse método, apesar de mais manual, garante que você tenha uma cópia digital de documentos importantes. O que garante uma segurança caso aconteça algo com a papelada.
Além disso, nesse caso também é importante armazenar em outro local, seja na nuvem ou em um HD externo.
Outras possibilidades de ter um backup de arquivos automático
Para além das notas fiscais e boletos, integrando ferramentas você consegue automatizar o envio de outros tipos de documentos para o Google Drive, como contratos, por exemplo.
Utilizando a Pluga você consegue fazer essa integração com mais de 15 ferramentas. E o melhor disso tudo é que nem é preciso digitar linhas de códigos.
Confira abaixo mais alguns exemplos de automatização prontas para serem utilizadas.
Para não se esquecer
O armazenamento de arquivos na nuvem (Google Drive, OneDrive…) é uma ótima opção para ter um local seguro e organizado para arquivar os documentos, com rápido e fácil acesso e sem perder a segurança.
Utilizando a Pluga você consegue integrar o diversas ferramentas ao Google Drive e fazer esse backup de arquivos ser automático. Assim, toda vez que uma cobrança, nota fiscal e/ou boleto for gerado em uma ferramenta o arquivo será enviado automaticamente para uma pasta do Google Drive.
