Se você lida com um monte de documentos fiscais, contratos ou algum outro tipo de arquivo, sabe que manter um local para o backup deles é muito importante. É aí que a solução de usar o Google Drive aparece, afinal os arquivos ficam armazenados na nuvem e podem ser acessados, compartilhados ou restritos a quem você define que possa acessar.

Mas, a depender da quantidade de documentos para realizar o upload, ou a frequência dessa atividade, essa tarefa pode se tornar exaustiva. Além disso, manter todo este acervo organizado e padronizado também pode ser desafiador. E é por isso que aprender como fazer backup no Google Drive automaticamente se torna uma estratégia de gestão quase essencial.

Quer entender como isso é possível? 👍

Continue a leitura.

Veja também:

Como salvar meus arquivos automaticamente no Google Drive? 3 casos de uso

Existem diversas situações em que o backup automático de arquivos pode ser útil. Separamos 3 exemplos para você ter um gostinho do que estamos falando:

  1. Envio automático de notas fiscais;
  2. Armazenamento de contratos;
  3. Arquivamento de documentos financeiros.

Para isso, vamos integrar duas ferramentas utilizando a Pluga. Assim, é possível criar uma automatização onde: toda vez que algo acontecer na ferramenta “A” esse arquivo é enviado automaticamente para uma pasta (ou subpasta) do Google Drive. 

Dito isto, vamos ao passo a passo.

1. Envio automático de notas fiscais

Se você tem um negócio online é bem provável que a emissão de notas fiscais seja algo frequente. Afinal, elas são o registro da venda ou compra realizada.

Para fins fiscais é importante tê-las armazenadas em um local seguro e também de fácil acesso e localização. Nesse sentido o Google Drive se torna um potencial aliado e quando esse envio é automático então, aí é só sucesso! 😎

Com a automatização abaixo você consegue fazer com que toda vez que uma nota fiscal for emitida, esse arquivo seja enviado automaticamente para uma pasta do Google Drive.

Siga os passos abaixo e saiba como fazer backup das suas notas fiscais no Google Drive. Vamos ilustrar este exemplo utilizando o Bling ERP, mas o mesmo passo a passo é possível a partir de outras ferramentas emissoras de Notas fiscais.

  1. Faça o login ou cadastro (gratuito) na Pluga;
  2. Selecione o Bling e o gatilho da automatização;
  3. Selecione o Google Drive e a ação da automatização;
  4. Clique em “Automatizar”;
  5. Conecte sua conta do Bling;
  6. Defina o tipo de nota que quer captar;
  7. Se for necessário, crie filtros para a automatização e clique em “Continuar”;
  8. Conecte sua conta do Google Drive;
  9. Defina o Drive, página ou subpasta para onde a Pluga deve enviar o arquivo vindo do Bling;
  10. Monte o mapeamento da sua automatização, clique em “Continuar” e “Finalizar automatização”
  11. Pronto!✨ Sua integração foi feita, agora toda vez que uma nota fiscal for emitida no Bling, o arquivo será enviado para uma pasta do Google Drive.

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2. Armazenamento de contratos

Para além das notas fiscais, outro tipo de documento importante de se ter backup são os contratos. Mas, assim como as notas fiscais, eles podem ser muitos e organizá-los manualmente pode ocupar um tempo. Isso sem mencionar o risco de esquecer de armazená-los em alguma pasta.

Só quem já passou por isso sabe o desespero de ficar procurando em todos os lugares um contrato importante. 😫

Evitar essa situação é muito possível utilizando, por exemplo, a integração do ClickSign com o Google Drive na Pluga: 

Siga os passos abaixo e saiba como fazer backup dos seus contratos assinados no Google Drive.

  1. Faça o login ou cadastro (gratuito) na Pluga;
  2. Selecione a ClickSign e o gatilho da automatização;
  3. Selecione o Google Drive e a ação da automatização;
  4. Clique em “Automatizar”;
  5. Conecte sua conta do ClickSign;
  6. Se for necessário, crie filtros para a automatização e clique em “Continuar”;
  7. Conecte sua conta do Google Drive;
  8. Defina o Drive, página ou subpasta para onde a Pluga deve enviar o arquivo vindo do ClickSign;
  9. Monte o mapeamento da sua automatização, clique em “Continuar” e “Finalizar automatização”;
  10. Pronto!✨ Sua integração foi feita, agora toda vez que um documento for assinado no ClickSign, o arquivo será enviado para uma pasta do Google Drive.

Além do ClickSign, na Pluga você consegue fazer essa automatização com a ZapSign. Veja como no artigo: Como integrar ZapSign com outras ferramentas? Automatize a gestão de contratos

3. Arquivamento de documentos financeiros

Por último, mas longe de ser o menos importante, está a possibilidade de enviar automaticamente para o armazenamento do Google Drive documentos financeiros relacionados a cobranças que são criadas, recebidas, vencidas, estornadas, etc.

Para o exemplo vamos utilizar o caso de envio do documento toda vez que uma cobrança for criada no Asaas:

  1. Faça o login ou cadastro (gratuito) na Pluga;
  2. Selecione o Asaas e o gatilho da automatização;
  3. Selecione o Google Drive e a ação da automatização;
  4. Clique em “Automatizar”;
  5. Conecte sua conta do Asaas;
  6. É opcional mas, caso queira, defina se quer capturar todas as parcelas da ou apenas a primeira parcela;
  7. Se for necessário, crie filtros para a automatização e clique em “Continuar”;
  8. Conecte sua conta do Google Drive;
  9. Defina o Drive, página ou subpasta para onde a Pluga deve enviar o arquivo vindo do Asaas;
  10. Monte o mapeamento da sua automatização, clique em “Continuar” e “Finalizar automatização”;
  11. Pronto!✨ Sua integração foi feita, agora toda vez que uma cobrança for criada no Asaas, o arquivo será enviado para uma pasta do Google Drive.

Veja também:

Mais opções para adicionar arquivos no Google Drive automaticamente

Pensa que acabou? Não mesmo! 😅

Além dos 3 casos de uso que apresentamos acima, é possível automatizar o envio de outros documentos para o Google Drive com a Pluga. Confira abaixo mais algumas opções de automatização:

Para não se esquecer

Como salvar arquivos automaticamente no Google Drive?

Com a Pluga você consegue salvar seus arquivos automaticamente no Google Drive. Basta: 1. Fazer o login ou cadastro (gratuito) na Pluga e clicar em “Criar automatização”; 2. Selecionar a ferramenta de origem e o gatilho; Selecionar o Google Drive e a ação; 3. Fazer os ajustes necessários, informando quais dados serão enviados de uma ferramenta pra outra.

Por que automatizar o envio de arquivos no Google Drive?

A depender da quantidade de documentos para realizar o upload, ou a frequência dessa atividade, essa tarefa pode se tornar exaustiva. Além disso, manter todo este acervo organizado e padronizado também pode ser desafiador. E é por isso que aprender como fazer backup no Google Drive automaticamente se torna uma estratégia de gestão quase essencial.