Planilhas, briefings, contratos, documentos e registros espalhados e fora de ordem: a falta de uma gestão de documentos eficiente e bem estruturada transforma a rotina de qualquer empresa em um verdadeiro caos. Uma prova disso está em um estudo da McKinsey, que aponta que as pessoas gastam, em média, quase duas horas por dia apenas procurando por arquivos.
Por outro lado, manter os arquivos em ordem pode ser um desafio. Além de precisar baixar anexos de e-mail, criar arquivos em diversos aplicativos e compartilhá-los com colegas, você também precisa se lembrar de fazer backups de tudo. 🥲
Neste artigo, você vai descobrir como implementar a gestão de documentos e arquivos na sua empresa, quais os principais benefícios esperados, e principalmente como criar um gerenciador de arquivos automatizado (e grátis) que vai transformar completamente essa tarefa.
Vamos nessa? 🪄
O que é gestão de documentos, e por que é tão importante?
Antes de mais nada, é preciso entender um pouco mais sobre gestão de documentos. Esse tipo de gerenciamento é muito mais do que simplesmente guardar arquivos em pastas, seja em um computador ou na nuvem. Trata-se de criar um conjunto de práticas e sistemas que permitam:
- Organização: para que as informações estejam disponíveis no momento certo;
- Padronização: definindo uma lógica de nomenclatura e classificação dos arquivos;
- Eficiência: reduzindo o tempo gasto em busca de registros e dados;
- Segurança: garantindo que dados sensíveis não sejam perdidos ou acessados por pessoas não autorizadas;
A seguir, veremos como iniciar o processo de gestão de documentos na sua empresa e também como utilizar a automatização para garantir que todos os setores da empresa estarão alinhados com a prática implementada.
Como automatizar a gestão de documentos e arquivos na sua empresa
Para quem está começando do zero, implementar uma gestão de documentos pode parecer um desafio. Mas respire fundo que pode ser bem mais simples do que parece – especialmente se você utilizar uma mãozinha da tecnologia a seu favor.
Depois que você criar o seu próprio sistema automatizado de organização dos arquivos e documentos, a sua empresa ganhará:
- Economia de tempo: reduzindo tarefas manuais e aumentando a produtividade;
- Segurança: armazenando dados com backup automático e segurança;
- Escalabilidade: criando fluxos automáticos que se adaptam ao crescimento da empresa;
- Compliance: garantindo que documentos críticos serão armazenados automaticamente em conformidade com regulamentações.
Vamos ao passo a passo?
1. Avalie suas necessidades
Antes de implementar qualquer tipo de sistema de organização de arquivos ou automatização, é preciso mapear e entender quais são os arquivos que circulam pela empresa no dia a dia. Alguns exemplos:
- Contratos de clientes ou fornecedores;
- Notas fiscais e boletos;
- Relatórios e planilhas;
- Documentos vinculados a CRMs;
- Anexos de e-mails;
- Arquivos compartilhados em ferramentas de gestão de projetos, como Trello ou Notion.
Liste aqueles que são mais frequentes e mais importantes na sua operação e, dentre estes, quais precisam ser armazenados e facilmente acessados por você e pela sua equipe.
2. Automatize o armazenamento de arquivos
Cada empresa possui demandas diferentes, por isso as possibilidades de configuração dos fluxos que vão automatizar a gestão de documentos são quase infinitas.
Neste artigo vamos criar um conjunto de automatizações para:
- Salvar anexos de e-mails importantes em pastas específicas do Google Drive;
- Armazenar em um local seguro as notas fiscais e/ou faturas geradas pelas vendas da empresa;
- Reunir de forma padronizada os documentos anexados às negociações do seu CRM;
- Criar tarefas e/ou notificar o time sempre que um novo arquivo for armazenado no Google Drive.
Mas você pode adaptar as automatizações e criar novas de acordo com as necessidades específicas da sua empresa.
Armazenamento seguro e organizado de anexos de e-mails
Um dos lugares onde a bagunça reina é a caixa de e-mails. Por lá fica especialmente complicado manter o controle dos e-mails com anexos importantes – especialmente se você recebe uma enxurrada de mensagens todos os dias.
Por isso, o primeiro fluxo que vamos criar para uma boa gestão de documentos vai salvar automaticamente anexos de e-mails específicos no Google Drive.
Assim:
Organização de documentos financeiros
Tão importante quanto manter os pagamentos em dia é manter organizados todos os documentos que a sua empresa tem a receber.
Isso vai além da planilha financeira. O que acontece se você precisar verificar o valor de uma fatura? Ou então, se o cliente pedir que você encaminhe novamente um boleto?
Para manter esse tipo de demanda em ordem, a segunda automatização do nosso gerador de documentos vai automatizar o arquivamento de PDFs de faturas e boletos gerados em plataformas de pagamento. Tudo devidamente salvo em pastas pré-estabelecidas do Google Drive.
Centralização de documentos de contratos e negociações
É bem comum que uma negociação gere idas e vindas de documentos, não só entre a sua empresa e o prospect – mas também dentro da própria empresa. Esse vai e vem pode facilmente virar um caos: arquivos importantes podem se perder ou até mesmo ter versões diferentes circulando dentro do processo.
Para resolver esse problema e garantir a versão final de todos os documentos de contratos e negociações fiquem centralizados e acessíveis, é possível criar uma automatização que vai transferir automaticamente anexos de CRMs e para o seu Google Drive quando aquela negociação atingir uma determinada etapa do funil.
🪄Bônus: compartilhamento preciso de informações
Alguns arquivos apenas precisam ser guardados. Outros, são apenas o início de uma atividade – e necessitam que alguma pessoa da equipe realize alguma ação.
Por exemplo: quando um contrato é assinado, o financeiro precisa emitir a fatura e a equipe executiva precisa dar start no projeto.
Por isso, uma ideia é criar uma notificação para o time quando um desses arquivos for salvo no Google Drive.
Você também pode optar por já criar uma tarefa no seu gerenciador de projetos, anexando o documento ao card da atividade.
✨Prontinho, o nosso sistema de gestão de documentos e arquivos automatizado está configurado.
A gestão de documentos vai muito além de organizar papéis ou pastas digitais. Trata-se de uma estratégia para melhorar a produtividade, reduzir custos e proteger os dados da sua empresa.
Por isso, não se esqueça de treinar todos os colaboradores para seguirem os processos estabelecidos e utilizarem as ferramentas da melhor forma possível.
Outra dica importante é acompanhar regularmente a eficiência do sistema. Faça ajustes sempre que necessário.
Dicas finais para você criar uma gestão de documentos eficiente
Seguir boas práticas pode levar sua gestão documental a outro nível:
- Crie uma estrutura de pastas padronizada: isso facilita a localização de arquivos por qualquer membro da equipe;
- Use nomes de arquivos descritivos: inclua data, tipo de documento e contexto para identificação rápida;
- Controle os acessos: limite quem pode visualizar ou editar determinados arquivos;
- Automatize processos: utilize ferramentas que integrem documentos diretamente com outros sistemas, como ERPs ou CRMs.
Para não se esquecer!
Esse tipo de gerenciamento é muito mais do que simplesmente guardar arquivos em pastas, seja em um computador ou na nuvem. Trata-se de criar um conjunto de práticas e sistemas que permitam: organização, padronização, eficiência e segurança.
Economia de tempo: reduzindo tarefas manuais e aumentando a produtividade; Segurança: armazenando dados com backup automático e segurança; Escalabilidade: criando fluxos automáticos que se adaptam ao crescimento da empresa; Compliance: garantindo que documentos críticos serão armazenados automaticamente em conformidade com regulamentações.
