Conciliação de contas a receber: Como automatizar?

A conciliação de contas a receber envolve uma rotina de confirmação de pagamento, localização dele no ERP e registrar a baixa. E isso se repetindo várias vezes ao dia.

Quando o volume aumenta, esse processo manual começa a consumir um tempo que poderia estar concentrado na análise das informações. E boa parte dele pode ser automatizada sem trocar de ERP.

Com a Pluga, você consegue conectar a ferramenta que confirma o pagamento ao Omie, Bling ou Conta Azul e registrar a baixa automaticamente quando o recebimento acontece.

Neste artigo, a gente mostra onde a automação entra nessa rotina, como criar esse fluxo na prática e quais etapas, como a análise de divergências e a conciliação contábil, continuam dependendo do financeiro ou da contabilidade.

O que é conciliação de contas a receber (e como ela se conecta à conciliação contábil)

A conciliação de contas a receber é a conferência entre aquilo que a empresa esperava receber e aquilo que efetivamente foi pago.

Na prática, ela ajuda a responder perguntas simples, mas importantes:

• Determinada cobrança foi paga?
• O valor recebido está correto?
• O ERP já registrou esse recebimento?
• Existe algum título vencido que continua realmente pendente?

A baixa da conta a receber é uma das etapas desse processo. Ela registra no sistema que determinado recebimento aconteceu e ajuda a manter as informações financeiras alinhadas com a movimentação real.

Isso se conecta à conciliação contábil, mas os dois conceitos não são sinônimos.

Diferenças entre conciliação de contas a receber, bancária e contábil 

As três rotinas se encontram em vários pontos:

Imagine uma venda de R$ 500 com vencimento para determinado dia. Quando o cliente paga, a conciliação de contas a receber confirma se aquele valor corresponde ao título esperado e registra a baixa no ERP.

Depois, a conciliação bancária verifica se esse recebimento também aparece corretamente na movimentação da conta bancária.

Já na conciliação contábil, esses registros ajudam a conferir se os lançamentos e saldos contábeis refletem o que realmente aconteceu na operação.

Ou seja: são processos diferentes, mas manter as contas a receber atualizadas facilita as conferências que vêm depois.

Onde a conciliação de contas a receber trava no dia a dia

Na maioria das vezes, o conceito de conciliação não é o problema, e sim a dificuldade de repetir o mesmo processo para dezenas, centenas ou milhares de transações.

Pagamentos conferidos um a um

Quando os sistemas não estão conectados, alguém precisa consultar onde o pagamento aconteceu, encontrar a conta correspondente no ERP e conferir informações como cliente, vencimento e valor.

Depois, repete tudo no próximo pagamento.

Além do tempo gasto, cada digitação abre espaço para pequenas inconsistências: um valor diferente, uma data errada ou a seleção do lançamento errado.

Baixa que atrasa e saldo que não fecha

Às vezes o dinheiro já entrou, mas essa informação demora para chegar ao ERP.

Nesse intervalo, o sistema financeiro continua exibindo uma conta como pendente, mesmo que o cliente já tenha pago. A consequência aparece na hora de consultar a inadimplência e o fluxo de caixa, ou de entender por que determinado saldo não fecha.

Dados em lugares diferentes

O pagamento pode acontecer em um gateway, intermediador, marketplace ou outra plataforma, enquanto a conta a receber está dentro do ERP.

Essas ferramentas nem sempre trocam essas informações sozinhas. Sem uma integração, sobra para alguém fazer a ponte entre elas a cada pagamento.

Fechamento do mês concentrado

Quando as baixas não acompanham os pagamentos ao longo do período, parte da conferência fica acumulada.

Aí o fechamento envolve não apenas analisar os números, mas primeiro atualizar informações que poderiam ter chegado ao sistema no momento em que cada pagamento aconteceu.

O que dá para automatizar na conciliação

Uma conciliação contábil automatizada não necessariamente vai entregar todas as decisões financeiras e contábeis para um fluxo.

A automação funciona melhor nas etapas em que existe uma regra objetiva: aconteceu X, faça Y.

No caso das contas a receber, uma das aplicações mais diretas é usar a confirmação de pagamento como gatilho para registrar a baixa correspondente no ERP. E para isso você pode utilizar uma plataforma de integração como a Pluga, que vai facilitar essa conexão.

Ou seja: a Pluga não substitui o ERP, o financeiro nem a contabilidade.

O que ela faz é tirar do caminho justamente o pedaço repetitivo entre “o pagamento foi confirmado” e “essa informação precisa chegar ao sistema financeiro”.

Como automatizar a conciliação de contas a receber com a Pluga

De um lado, fica a ferramenta em que a confirmação do pagamento acontece, e do outro, o ERP.

A Pluga fica entre os dois, recebendo as informações do primeiro sistema e enviando os dados necessários para executar a ação no segundo.

Atualmente, Bling, Omie ERP e Conta Azul possuem na Pluga a ação de dar baixa em conta a receber. Dependendo do ERP, a identificação pode envolver informações como ID da conta ou parcela, documento do cliente, vencimento, valor e tolerâncias definidas na configuração.

Passo a passo: Como dar baixa automática no ERP

Ah, antes de começar, verifique se você já tem:

• Uma conta na Omie, Bling ou Conta Azul;
• Uma conta na Pluga.

1. Acesse sua conta na Pluga e comece a automatização

Feito o login na Pluga, você pode começar pelo assistente de automatização, usar um template disponível ou configurar o fluxo do zero.

2. Conecte e ajuste seu ERP

Após conectar a ferramenta de origem, selecione seu ERP, como Bling, Omie ou Conta Azul, e escolha a ação Dar baixa em conta a receber.

É essa ação que transforma a confirmação recebida na primeira etapa em uma atualização dentro do sistema financeiro.

3. Mapeie os dados

Na etapa de mapeamento, indique quais informações capturadas na origem vão preencher os campos da baixa e quais servem para localizar a conta a receber correta.

Data do pagamento e valor recebido, por exemplo, podem vir diretamente das informações capturadas pelo gatilho, desde que estejam disponíveis na ferramenta de origem.

Indo além da baixa: Regras, avisos e logs para quem já automatiza

Para uma operação básica, o fluxo pagamento → baixa pode resolver boa parte do trabalho repetitivo, mas empresas com maior volume ou regras financeiras diferentes podem montar uma automação com mais etapas.

É aqui que a automatização deixa de ser uma conexão entre duas ferramentas e vira um fluxo com várias etapas.

Roteador para tratar casos diferentes

Recebimentos diferentes não precisam de automatizações diferentes. Com o Roteador da Pluga, é possível criar rotas condicionais e encaminhar cada execução conforme os dados recebidos. 

A própria funcionalidade permite trabalhar com critérios que levam o fluxo para caminhos exclusivos ou múltiplos dentro da mesma automatização.

Isso permite definir rotas por critérios como:

• forma de pagamento;
• faixa de valor;
• cliente;
• outras condições relevantes para aquela operação.

Em vez de criar várias automações isoladas, as regras podem ficar dentro do mesmo fluxo.

Alertas e registro de divergências

Se determinado caso sair da regra esperada, você pode criar uma rota específica para revisão e adicionar outras ações ao fluxo.

Por exemplo: registrar as informações em uma planilha do Google Sheets ou enviar um aviso para o responsável pelo financeiro por Slack ou e-mail.

Assim, a automação não precisa “decidir” o que fazer com uma divergência financeira. Ela pode simplesmente separar o caso normal daquilo que exige atenção.

Formatador e Kit de IA para preparar os dados

Também vale olhar para a qualidade da informação que chega ao ERP.

O Formatador pode ser usado como etapa intermediária para ajustar datas, números e caracteres antes que os dados sigam para a próxima ferramenta.

Já o Kit de IA entra em outro tipo de cenário: ele consegue extrair dados estruturados, classificar, resumir ou traduzir informações antes de enviá-las às etapas seguintes do fluxo.

Se um identificador importante chega no meio de um conteúdo menos estruturado, por exemplo, uma etapa de extração pode preparar essa informação antes que o workflow continue.

Leia mais: 

• Integração ERP e e-commerce B2B: Como fazer seus sistemas conversarem e destravar a operação comercial  
• Conta Azul Financeiro integrado na Pluga: confira as possibilidades  
• Integração Omie ERP na Pluga: Confira as possibilidades para automatizar
• Aprenda como emitir nota fiscal no Bling e a turbinar esse ERP

O que organizar antes de ligar a automação

Automatizar contas a receber não corrige uma estrutura financeira inconsistente. Na verdade, uma automação tende a fazer exatamente o que foi configurado, inclusive quando a regra está errada.

Antes de publicar o fluxo para toda a operação, vale conferir quatro pontos:

• Padronize plano de contas e categorias: evite criar regras diferentes para registros que deveriam seguir o mesmo padrão;
• Tenha identificadores em comum: ID da cobrança ou parcela, documento, vencimento e outros campos ajudam a relacionar o pagamento ao lançamento correto;
• Comece com poucos lançamentos: valide a identificação das contas, datas, valores e tolerâncias antes de escalar;
• Crie uma rotina para exceções: automatizar o fluxo comum não elimina a necessidade de revisar divergências.

Essa preparação faz diferença porque o objetivo não é só fazer a baixa acontecer mais rápido, mas também garantir que o financeiro receba informações consistentes ao longo do processo e chegue ao fechamento com menos atualização manual acumulada.

Perguntas frequentes