⚡ Resposta rápida

Para automatizar a gestão de um evento corporativo, você conecta a plataforma onde o evento acontece às ferramentas que já usa — CRM, planilha, financeiro — usando a Pluga. Cada inscrição, pagamento ou certificado vira ação automática em outro sistema. Na prática, funciona assim:

  1. 1. Liste as tarefas manuais do seu último evento
  2. 2. Organize inscrições, ingressos e comunicação na Even3
  3. 3. Escolha o gatilho: “nova inscrição confirmada”, por exemplo
  4. 4. Defina a ação na outra ferramenta (planilha, CRM, financeiro)
  5. 5. Mapeie os campos e ative a automação
  6. 6. Revise o que funcionou depois do evento

💡 Comece por uma automação só — normalmente o cadastro de inscritos em outro sistema. As próximas você adiciona a cada novo evento.

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Se você trabalha em uma agência, cuida do marketing de um e-commerce ou é responsável por lançar produtos digitais, provavelmente já teve que tirar um evento do papel da noite para o dia.

Esse trabalho normalmente envolve cruzar informações entre planilhas, acompanhar leads, enviar e-mails… e, no meio disso, alguém ainda precisa cuidar do conteúdo, dos patrocinadores e da experiência de quem vai participar.

Mas sabia que boa parte desse trabalho não precisa continuar sendo manual? Com as ferramentas certas (e um pouco de automação) dá para tirar tarefas repetitivas das suas costas e devolver tempo para o que exige dedicação humana.

Por que automatizar a gestão de eventos corporativos? 

Primeiramente, é importante entender que automatizar não é sobre “trabalhar menos”, mas parar de gastar horas em tarefas que uma integração resolve em segundos.

Alguns benefícios, por exemplo, ficam claros já nos primeiros eventos automatizados:

Menos tempo perdido em tarefas repetitivas

Copiar e colar dados de inscrição em uma planilha de leads, atualizar contatos, enviar e-mails de confirmação de inscrição manualmente… são horas que somem por semana em tarefas que não exigem nenhuma decisão, só execução repetitiva.

Menos erro humano

Toda vez que um dado passa pela mão de alguém, por exemplo, copiando de um sistema para outro, existe risco de erro de digitação, de esquecimento, de duplicidade. A automação elimina essa etapa manual e, com ela, boa parte dos erros.

Times menores dando conta de eventos maiores

Uma agência com dois ou três eventos simultâneos, ou um e-commerce fazendo lives e treinamentos recorrentes, não escala se cada evento exigir o mesmo esforço manual do anterior.

Nesse caso, automatizar é o que permite crescer o volume de eventos sem crescer o time na mesma proporção. E é isso que sustenta uma gestão de eventos enxuta, mesmo com a agenda cheia.

Dados sempre atualizados, em tempo real, em qualquer sistema

Financeiro, CRM, atendimento e marketing trabalham com a informação certa no momento certo, sem esperar alguém “passar a planilha” no fim do dia.

Mais tempo para o que importa de verdade

A automação devolve tempo para focar no que realmente faz a diferença para o organizador. Por exemplo, curadoria de conteúdo, relacionamento com patrocinadores, experiência do participante, follow-up comercial pós-evento e marketing de eventos.

Leia também:

Quais etapas de um evento corporativo dá para automatizar?

Agora, você deve estar se perguntando o que pode ser automatizado no seu evento.

Bom, para começar, podemos identificar em cada fase da gestão do evento o que é repetitivo e poderia rodar sozinho, como:

Antes do evento

Durante o evento

Depois do evento

A boa parte é que tudo isso é possível de ser feito de uma forma simples e rápida, sem uso de códigos. Veja como a seguir.

Como automatizar eventos corporativos? 

Atualmente, existem diversas ferramentas que facilitam a gestão de eventos corporativos.

Por exemplo, plataformas de eventos podem automatizar inscrições, ingressos, credenciamento, certificados, entre outros.

Além disso, elas costumam integrar com ferramentas que fazem os dados do seu evento conversarem automaticamente com outras plataformas, como CRM, planilhas, financeiro etc.

Na prática, é exatamente assim que a Even3 e a Pluga funcionam:

Enfim, isso é a automação de eventos na prática: informação fluindo sozinha entre plataformas, sem alguém no meio do caminho copiando dado de um sistema para outro.

Como começar a automatizar o seu evento?

  1. Mapeie o que hoje é feito manualmente

    Liste as tarefas repetitivas do seu último evento: onde você copiou dados à mão, onde avisou alguém manualmente, onde exportou uma planilha para importar em outro lugar. Enfim, cada um desses pontos é candidato a automação

  2. Organize seu evento na Even3

    Na aba “Meus eventos” configure inscrições, ingressos, formulários de inscrição e comunicação. É essa estrutura que vai gerar os dados que serão automatizados depois.

  3. Conecte a Even3 às suas outras ferramentas pela Pluga

    Dentro da Pluga, você irá selecionar a ferramenta “Webhooks” e depois vai inserir a URL da Pluga no campo da Even3.
    gestão de eventos webhook even3

  4. Escolha a ferramenta destino

    Depois escolha uma “ação” em outra ferramenta (por exemplo, “criar linha em uma planilha” ou “criar contato em um CRM”), mapeie as informações e publique a automação.

Para que o processo de auotmatizar sua gestão de eventos tenha de fato serventia para você é preciso que:

  1. Comece pequeno: Não é preciso automatizar tudo de uma vez. Escolha a tarefa que mais consome tempo hoje e automatize essa primeiro. Depois, vá adicionando novas automações a cada evento;
  2. Revise depois do evento: Toda automação pode ser ajustada. Depois de rodar um evento inteiro com uma integração ativa, veja o que funcionou, o que travou e o que ainda pode ser otimizado para o próximo.

6 automações práticas para tirar do papel no próximo evento corporativo 

Depois dos primeiros passos, você pode seguir algumas ideias super práticas e fáceis de fazer com a Even3 e a Pluga, como:

1. Inscrições direto no Google Sheets ou Airtable

Utilize a Pluga para sincronizar os dados de inscrições da Even3 com o Google Sheets ou Airtable.

Assim, toda nova inscrição na Even3 cria automaticamente uma linha na planilha da sua preferência, compartilhada com o time comercial e de marketing. Isso tudo sem ninguém precisar exportar nada manualmente!

2. Conciliação financeira automática com Asaas

Pagamentos de inscrições confirmados na Even3 são sincronizados com o Asaas, atualizando o financeiro em tempo real e eliminando a conferência manual de “quem pagou e quem não pagou”.

3. Emissão de certificado como gatilho de relacionamento

O envio do certificado não precisa ser o fim do relacionamento em um evento.

Integrando a Even3 com uma ferramenta de CRM, é possível criar uma sequência de conteúdos ou ofertas relacionadas ao tema do evento que serão enviadas a participantes selecionados.

4. Tarefas de operação no monday ou Jira

Cada nova inscrição, ou cada pendência identificada, vira automaticamente um card ou uma task no quadro do time, garantindo que nada fique só na memória de alguém.

5. Controle seu evento por SMS com Twilio

Acompanhe as vendas do evento, novas inscrições e outras ações dos participantes diretamente no seu celular através dos SMS com o Twilio. Adicione outros membros da sua equipe e acompanhe os dados do evento com mais facilidade.

6. Leads direto no CRM com Ploomes

Para eventos usados como estratégia de geração de leads B2B, os dados de quem se inscreveu (ou de quem demonstrou interesse em determinado conteúdo) vão direto para o Ploomes, já prontos para o time comercial iniciar o follow-up sem atraso.

Mas não para por aí! É possível transformar os dados do seu evento em checklists no Notion, ou tarefas recorrentes distribuídas automaticamente no Todoist para cada responsável.

Enfim, a lógica é sempre a mesma: o que acontece na Even3 vira ação automática em outra ferramenta, via Pluga.

Comece pelo próximo evento

Já deu para perceber que você não precisa automatizar tudo de uma vez, e também não precisa continuar fazendo tudo na mão, né?

O caminho mais simples é organizar o próximo evento corporativo em uma plataforma pensada para isso e ir conectando, uma automação de cada vez, as ferramentas que já fazem parte da sua rotina.

Se você ainda não usa a Even3, esse é um bom momento para conhecer: veja na prática como suas ferramentas, inscrições, ingressos, credenciamento e comunicação com participantes ficam centralizados em um só lugar. Crie seu evento corporativo agora.