O que é gestão do tempo no trabalho e como implementar? O que fazer e o que evitar?

Você começa seu dia de trabalho com o caderninho repleto de anotações atrasadas do dia anterior, e descobre que naquele dia ainda vai precisar lidar com tarefas extras, tipo uma reunião de surpresa com um cliente? Se você se identificou com essa situação, é a hora de aprender como criar uma gestão do tempo no trabalho mais eficiente. 

O tempo é um recurso finito, não tem como “esticá-lo”. Portanto, para conseguir fazer mais tarefas caberem no mesmo período de tempo sem perder o controle da situação, você terá que torná-las mais fáceis e rápidas de realizar.

Para isso, é preciso, entre outras coisas:

• Aprender a trabalhar de forma colaborativa (Afinal, quando todos se ajudam as coisas terminam mais rápido);
• Avaliar quais tarefas podem ser delegadas, quais deve ser realizadas imediatamente e quais podem ser executadas por uma ferramenta que fará o trabalho por você – automaticamente;
• E o principal: é preciso saber se organizar e planejar.

Neste artigo, você vai entender como organizar melhor o seu tempo, mudando alguns hábitos, adotando novos comportamentos e implementando um pouco de tecnologia. Continue lendo e comece a mudar a sua rotina.

Saiba mais: Habilidades do futuro: como não ficar para trás no mercado de trabalho?

O que é administração do tempo?

A gestão do tempo no trabalho é uma prática que envolve:

• Planejamento das atividades que precisam ser executadas;
• Controle da duração de cada ação;
• Capacidade de foco do profissional;
• Adequação entre horário de trabalho e a lista de atividades que devem ser realizadas. 

O primeiro passo para fazer uma boa gestão de tempo no trabalho é entender quanto tempo, em média, é gasto na execução de cada ação. Isso torna a distribuição de atividades ao longo de um dia mais assertiva, contribuindo para que não sobrem atividades no final do expediente.

Em suma, ao ter acesso a informações sobre quais tarefas devem ser realizadas e qual é o tempo necessário para cada uma, é mais fácil distribuir de forma realista essas atividades ao longo do período de trabalho. 

Entretanto, mesmo assim é provável que sobrem atividades e faltem horas. É aí que você deve usar a sua capacidade de delegar e desenvolver um bom trabalho em equipe. 

Também é possível otimizar a própria produtividade, eliminando distrações, investindo em capacitação e, claro, contando com a tecnologia como aliada em múltiplas tarefas. 

De quebra, quando um gestor busca por técnicas de gerenciamento do tempo para que todos os profissionais da área possam otimizar suas horas de trabalho, isso se torna um diferencial na busca pelo alto desempenho da empresa. 

Então, esteja você buscando por alternativas para melhorar a administração do seu tempo, ou seja você uma pessoa da gesão que deseja aumentar o desempenho do negócio como um todo, as dicas a seguir serão muito úteis. Continue lendo. 

7 segredos para fazer a gestão do tempo no trabalho

Fazer a gestão do tempo no trabalho é uma tarefa que pode parecer complexa, mas se for devidamente bem planejada, trará resultados que vão muito além de fazer as coisas acontecerem mais rapidamente, mas também com mais qualidade.

Por quê? Porque a administrar bem o tempo no trabalho significa planejar, trabalhar em colaboração e sintonia com seus colegas, líderes e liderados; significa aprender e ensinar; significa, enfim, criar um ambiente onde todos:

• Se comunicam melhor;
• Sabem quando e o que têm de fazer;
• Dominam as técnicas corretas de como fazer, pois foram capacitados para isso.

Então, como colocar em prática tudo isso? Afinal, como organizar melhor o tempo? Confira a lista com 7 técnicas de gestão do tempo no trabalho:

1. Planeje as ações que devem ser executadas em um período;
2. Liste as atividades do dia seguinte;
3. Priorize as tarefas quanto à urgência e importância;
4. Considere imprevistos e pausas;
5. Aprenda a delegar;
6. Crie espaços para a colaboração ;
7. Use a tecnologia para automatizar e aumentar a produtividade.

Continue lendo, aprenda como aplicar essas técnicas e entenda como elas serão realmente úteis para que você consiga fazer cada vez mais coisas, em menos tempo.

1. Planeje as ações que devem ser executadas em um período

Parece óbvio, mas a maioria das pessoas não planeja como vai dividir suas tarefas ao longo de um dia, uma semana ou um mês de trabalho. 

Um calendário eletrônico, como o Google Calendar, pode ajudar, mas ele, na verdade, te mostra quando as tarefas vão acontecer e serão cobradas.

Uma metodologia excelente para se planejar é o sistema Kanban, no qul as tarefas são divididas em listas em um quadro, anotadas em cartões e vão sendo transferidas de uma para outra lista, conforme o processo de execução evolui.

As listas mais comuns são: “entrada”, “em andamento”, “em revisão”, “bloqueadas” (quando algum problema precisa ser resolvido para que as tarefas prossigam) e “concluídas”.

Na verdade, você pode criar uma sequência de listas específicas para seus processos, descrevendo exatamente o que está sendo feito em cada tarefa, como, por exemplo, “escrever um post”, “revisar o texto”, “escolher a imagem”, “publicar no blog” etc.

Algumas ferramentas excelentes para a gestão de projetos são a Asana, o Notion e o Trello, que utilizam a metodologia kanban por meio de uma ferramenta bastante visual e intuitiva.

2. Liste as atividades do dia seguinte

Com as lista geral de atividades que devem ser executadas em um período, uma dica simples, mas que vai fazer toda a diferença na sua produtividade, é listar ou destacar quais tarefas deverão ser realizadas no dia seguinte.

Tire 15 minutos do final do seu expediente para observar quais atividades te esperam crie um inventário de compromissos.

Você também pode fazer isso na parte da manhã. Entretanto, se você faz essa organização no dia anterior, poderá começar o novo dia imediatamente, colocando tudo em prática já nos primeiros minutos de trabalho. 

3. Priorize as tarefas quanto à urgência e importância

Existe um método simples e consagrado para priorizar tarefas, a Matriz de Eisenhower.

Segundo uma frase atribuída a esse presidente americano:

“As coisas ou são importante ou são urgentes, pouquíssimas coisas são importantes e urgentes ao mesmo tempo”

Assim, para priorizar suas tarefas, classifique-as da seguinte forma:

• Tarefa importante e urgente: faça você mesmo e imediatamente;
• Tarefa importante, mas NÃO urgente: agende uma data para você mesmo fazer;
• Tarefa urgente, mas NÃO importante: delegue para alguém de confiança;
• Tarefa que não é nem importante, nem urgente: esqueça dela.

4. Considere imprevistos e pausas

Ao montar a sua agenda da semana e do dia evite ocupar cada minuto do seu tempo, porque é provável que você precise lidar com imprevistos, como uma reunião solicitada por um cliente ou a necessidade de refazer alguma atividade.

Além disso, lembre-se de considerar aqueles minutos para tomar um café, esticar as pernas e conversar com seus colegas de trabalho. 

As pausas são fundamentais para descansar sua mente e fazer com que ela trabalhe em alta performance. 

Algumas técnicas ajudam a organizar sua rotina de pausas e descansos, entre elas a técnica Pomodoro. 

5. Aprenda a delegar

Você, ao criar o hábito de priorizar suas tarefas, já vai descobrir naturalmente quando delegar algumas delas. Mas delegar para quem?

Em primeiro lugar, para delegar uma tarefa, é preciso ter por perto uma pessoa capacitada para isso. Ou seja, uma pessoa treinada e que conheça todos os procedimentos de execução.

A verdade é que trabalhar sozinho é muito difícil. Não tem como fazer uma gestão do tempo no trabalho de alto nível sem colaboradores ou, ao menos no início, alguns sócios para te ajudar.

6. Crie espaços para a colaboração 

Trabalhar em equipe é um dos grandes segredos para uma gestão do tempo no trabalho mais certeira. Além de várias cabeças pensarem melhor do que uma, cada um se especializa em uma função e a eficiência e produtividade crescem.

Mas para que o fluxo de trabalho funcione adequadamente, é preciso usar ferramentas de colaboração, como:

• Compartilhamento de arquivos por meio de drives na nuvem (Google Drive, Box, DropBox e OneDrive, por exemplo);
• Ferramentas de comunicação interna como Slack, Discord, e Azendoo;
• Mídias sociais corporativas;
• Lousas digitais, e mais. 

Ferramentas como o Yammer, o Workplace e o G+ corporativo têm a vantagem de contarem com uma interface com linha do tempo, como nas mídias sociais tradicionais. Essas redes permitem também que  os colaboradores podem divulguem seus projetos, crier um perfil para que os outros os conheçam e grupos de trabalho e de departamentos e formem comunidades ou páginas próprias para divulgação de suas atividades ou até mesmo pedidos de colaboração.

7. Use a tecnologia para automatizar e aumentar a produtividade

A automatização das atividades dentro da empresa tem três funções principais:

• Tornar automáticas algumas tarefas chatas e repetitivas de seu negócio, contribuindo muito para a gestão do tempo no trabalho;
• Fornecer informações em tempo real sobre o seu negócio, para auxiliar na tomada de decisão;
• Eliminar o retrabalho resultante do preenchimento de dados incompletos ou até incorretos, que é uma consequência natural de trabalhos extremamente operacionais.

Algumas ferramentas de automatização, como os softwares de automação de marketing, por exemplo, já contam com duas dessas funcionalidades: além de fornecerem dados de inteligência sobre seus clientes e prospects, automatizam o envio dos e-mails certos, para as pessoas certas e na hora certa, uma vez que estejam programados para isso.

Mas é possível ir além, integrando diferentes ferramentas, muitas das quais citamos aqui, para que realizem tarefas automaticamente.

Por exemplo: se sua equipe se comunica pelo Slack, mas organiza as tarefas no Trello, ela pode utilizar uma automatização para enviar uma mensagem para determinado canal sempre que houver movimentação no Trello.  

Leia também: Trello e Slack: 10 maneiras práticas de fazer 2 ferramentas fantásticas ainda mais incríveis

Outro exemplo: emissão de notas fiscais em e-commerces. Toda vez que um recebimento for aprovado por um meio de pagamento online, se ele for integrado com o emissor de notas fiscais, a nota será gerada automaticamente, sem a necessidade de que ninguém execute manualmente essa tarefa.

Imagine a quantidade de tempo que isso irá poupar da sua equipe de vendas ou financeiro. 

O tempo extra pode ser usado para a execução de atividades que exigem atenção, estratégia e otimização constante. 

Logo, enquanto tarefas importantes, mas que são simples e repetitivas podem ser automatizadas, sua equipe pode priorizar as demais atividades, garantindo que o tempo usado para elas não seja tomado por algo que poderia ser feito por uma máquina. 

Isso evita, por exemplo, que o dia termine com uma pilha de tarefas estratégicas atrasadas. 

Vilões da administração do tempo no trabalho

Agora que você já sabe o que fazer para melhorar a gestão de tempo no trabalho, é importante estar atento ao que não deve ser feito.  

Alguns vilões acabam sabotando a administração do seu tempo e evitando que você realmente cumpra o que planejou. 

Cuidado com a procrastinação

A procrastinação é um problema grave dentro das empresas e atrapalha muito o dia a dia dos colaboradores, impactando, inclusive, seu bem estar. 

Ao ficar adiando o início de uma atividade é provável que você atrase toda a sua agenda e se sinta culpado no final do dia e da semana.

A procrastinação ainda pode resultar na necessidade de fazer horas extras que poderiam ser evitadas, o que pode ser muito ruim para a motivação pessoal e da equipe.

Para evitar a procrastinação algumas dicas são interessantes:

• Comece seu dia fazendo a atividade mais difícil da sua agenda e que exige mais de você. Além de estar mais descansado, você evita ficar pensando nela o dia todo e resolve seu problema o quanto antes;
• Quando possível, deixe o celular em modo silencioso durante o tempo que for executar uma atividade que exige concentração. Uma atitude que pode te ajudar a desativar o som do telefone sem se preocupar é compartilhar com a sua família o contato do telefone da empresa. Caso surja algo importante eles vão conseguir falar com você, sem grandes dificuldades. Ao mesmo tempo você não fica refém do seu celular e pode se concentrar no que é necessário;
• Desative todas as notificações de aplicativos;
• Tenha um horário próprio para se distrair nas redes sociais e nos aplicativos e mensagens particulares;
• Organize sua rotina para leitura e resposta a e-mails, você pode separar uma ou duas horas no início do dia e no final do dia para dar atenção a esse canal (é claro que isso vai depender da função exercida). 

Essas são apenas algumas dicas, mas que tem muito potencial para te ajudar na administração do tempo no trabalho.

Evite realizar mais de uma tarefa por vez 

Ao contrário do que muita gente acredita, ser multitarefa não é sempre algo positivo. Ao executar várias tarefas ao mesmo tempo, é provável que você demore mais tempo para concluir cada uma delas. 

Além disso, geralmente, seu foco fica reduzido e isso impacta na qualidade da entrega, o que pode ocasionar insatisfação e retrabalho.

Não subestime o tempo de execução, para fazer caber na agenda

Não adianta reduzir o tempo previsto para executar uma atividade apenas para fazê-la caber na sua agenda. 

Geralmente, essa é uma técnica que não funciona, mas que te deixa frustrado no final do dia por não ter cumprido o que foi planejado. 

Agora sim, você tem um guia prático para fazer a gestão do tempo no trabalho e garantir o aumento da sua produtividade. Mãos à obra!

Tecnologia como braço direito da administração do tempo

Lembre-se de que a tecnologia é uma importante aliada da sua empresa, e quando as ferramentas são integradas elas entregam ainda mais eficiência. 

Quais ferramentas você já usa na sua empresa? Imagine se as informações geradas em cada uma pudessem ser integradas, isso iria te ajudar? 

Aqui na Pluga nossa especialidade é criar esse tipo de integração entre as ferramentas que você mais usa, para que sua empresa ganhe mais produtividade e agilidade na gestão do tempo.

Confira algumas das automatizações prontinhas para usar que você pode ativar em menos de dois minutos, mesmo sem entender nada de programação:

Para não se esquecer!