Tarefas recorrentes no Notion: como criar e automatizar sua rotina

tarefas recorrentes notion
Ludmila Silva

Marketing

As tarefas recorrentes no Notion são aquelas que precisam ser realizadas, como o próprio nome já diz, com frequência. Alguns exemplos são: atualização de relatórios semanais, revisão de processos ou planejamento de reuniões. 

Utilizar o Notion para configurar tarefas recorrentes, mesmo sem uma funcionalidade nativa para isso, pode ser uma oportunidade de manter sua rotina organizada. Mas como fazer isso sem uma funcionalidade da própria ferramenta para tal? 🤔

Contar com fórmulas dentro do Notion e integrações com ferramentas como Google Calendar são algumas soluções que tornam isso possível.

Para te ajudar a fazer essa configuração vamos te mostrar o passo a passo de 2 métodos que podem ser utilizados para criar tarefas recorrentes no Notion. Continue a leitura para não perder nada.

Veja também:

Como criar tarefas recorrentes no Notion? 2 exemplos

Dentro do Notion ainda não existe uma funcionalidade nativa para criar tarefas recorrentes. Então para que isso seja possível, precisamos utilizar alguns métodos.

Existem duas maneiras para fazer essa recorrência acontecer dentro do Notion:

  1. Usando fórmulas no Notion;
  2. Integrando com outras ferramentas.

Para que escolha qual melhor se encaixa na sua realidade, vamos explicar a seguir como criar essas tarefas recorrentes em cada um desses métodos. Ou então, se já tiver uma ideia do que queira, é só clicar no link correspondente a opção ali em cima.

Leia também:

1. Usando fórmulas e propriedades no Notion

Mesmo não tendo essa funcionalidade nativamente, é possível configurar tarefas recorrentes no Notion aplicando fórmulas inteligentes em uma database. Confira o passo a passo:

Como criar tarefas recorrentes no Notion com fórmulas

Mesmo  não tendo essa funcionalidade nativamente, é possível configurar tarefas recorrentes no Notion aplicando fórmulas inteligentes em uma database. Confira o passo a passo:

  1. Crie uma database de tarefas

Adicione os seguintes campos: “Nome da Tarefa“, “Data“, “Frequência”, “Próxima Ocorrência” e “Status”. 

tarefas recorrentes - criando os campos

No campo “Nome da Tarefa” é onde irá adicionar as tarefas que vão precisar ser recorrentes. No campo “Data” adicione a data inicial dessa tarefa, enquanto no “Frequência” crie campos para a quantidade de vezes que as tarefas precisam ser repetidas, por exemplo: diariamente, semanalmente, mensalmente…

definindo a frequência
  1. Adicione uma fórmula no campo “Próxima Ocorrência”

Insira uma fórmula na propriedade “Próxima Ocorrência” para que atualize automaticamente com base na frequência definida. A fórmula a ser adicionada é:

if(prop(“Frequência”)=="Diária", prop("Data").dateAdd(1, "days"),
if(prop(“Frequência”)=="Semanal", prop("Data").dateAdd(7, "days"),
if(prop(“Frequência”)=="Mensal", prop("Data").dateAdd(1, "month"),
if(prop(“Frequência”)=="Anual", prop("Data").dateAdd(1, "year"), ""))))
fórmula para criar a recorrência no Notion
  1. Atualize as tarefas concluídas

Sempre que marcar a tarefa como concluída, crie outra tarefa com o mesmo nome e nova data para que a fórmula calcule a próxima recorrência.

tarefas recorrentes Notion

2. Integrando com o Google Calendar

A primeira opção traz o pró de não precisar utilizar nenhuma outra ferramenta, mas ela ainda é bem manual. Se você deseja automatizar totalmente a criação de tarefas recorrentes, pode usar a Pluga para integrar o Notion ao Google Calendar. Assim, tarefas recorrentes podem ser criadas de forma automática.

Confere só como isso é possível.

Criando tarefas recorrentes no Notion automaticamente

Para ter essas tarefas automaticamente no seu Notion a partir de eventos do Google Calendar você precisará ter:

Feito isso é só seguir o passo a passo.

  1. Configure a automação

Feito o login ou cadastro na Pluga, selecione o Google Calendar como ferramenta de origem e escolha o gatilho “Evento Criado”. E como ferramenta de destino, selecione o Notion e em ação, escolha “Criar ou atualizar registro na database”.

tarefas recorrentes notion - google  calendar
  1. Conecte sua conta do Google Calendar

Dê permissão à Pluga para acessar a conta do Google Calendar de onde estão seus eventos recorrentes.

  1. Ajuste as opções no calendário

Defina o calendário e o período que os eventos recorrentes serão capturados.

definindo recorrência no google calendar
  1. Filtros personalizados

Caso queira deixar a automatização ainda mais personalizada, aplique filtros nela para que ocorra apenas com as condições que atribuir.

  1. Conecte sua conta do Notion

Dê permissão à Pluga para acessar a conta do Notion onde serão adicionados as suas tarefas recorrentes.

  1. Ajuste as opções no Notion

Defina a database onde as tarefas serão criadas.

definir databse do notion
  1. Configure o mapeamento da automatização

Insira as informações que deverão aparecer na sua database do Notion. Na opção “Atualização de itens” é importante selecionar “Não atualizar, somente criar novos registros” para que a cada recorrência de tarefa seja criado uma nova página.

personalização da automatização
  1. Finalize a automatização

Revise todos os passos, clique em “Finalizar automatização”, e pronto! Sua integração está feita! ✨

Agora, toda vez que um evento for criado no Google Calendar, será criado um registro na database do Notion.

Automatize além de tarefas recorrentes no Notion

Para além de automatizar a criação de tarefas recorrentes no Notion, utilizando a Pluga você consegue deixar no automático diversas outras tarefas conectando o Notion a mais de 90 ferramentas.

Imagina só o mundo de possibilidades! 🤩

Ah! E tudo isso com facilidade e sem precisar digitar uma única linha de código. Confira abaixo mais algumas opções de automações para serem feitas com o Notion.

Perguntas frequentes

Como colocar um evento recorrente no Notion?

Dentro do Notion ainda não existe uma funcionalidade nativa para criar tarefas recorrentes. Então para que isso seja possível, precisamos utilizar alguns métodos. Existem duas maneiras para fazer essa recorrência acontecer dentro do Notion: 1. Usando fórmulas no Notion; 2.Integrando com outras ferramentas.

Como automatizar tarefas recorrentes no Notion?

Se você deseja automatizar totalmente a criação de tarefas recorrentes, pode usar a Pluga para integrar o Notion a ferramentas como o Google Calendar. Assim, tarefas recorrentes podem ser criadas de forma automática.

 

 

 

 

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