Comunicação interna: o que é? Importância + dicas para melhorar

O que você verá neste artigo

Quando se fala em comunicação interna nas organizações, muitos associam com um mural de avisos no hall de entrada da empresa, ou com aqueles memorandos mais sérios. Mas o papel da comunicação interna nas empresas vai muito além disso.

De modo bem resumido, uma comunicação interna eficiente pode trazer muitos benefícios para as empresas. Ela pode ajudar, por exemplo, a melhorar a produtividade, a tomada de decisão, o atendimento ao cliente, a satisfação dos funcionários e a cultura organizacional.

Se você busca melhorar a comunicação dentro da empresa, então chegou ao lugar certo! Neste artigo vamos te mostrar: o que é, como melhorar e alguns exemplos de comunicação interna para serem seguidos.

Vamos lá!

O que é e qual a função da comunicação interna nas empresas?

Comunicação interna nas organizações é o conjunto de práticas usadas para divulgar o posicionamento e os objetivos do negócio para os colaboradores. Além disso, proporciona o pleno gerenciamento das operações a partir de um fluxo de comunicação ágil, confiável e transparente.

Portanto, a comunicação interna nas organizações conta com dois aspectos principais:

Fazer com que todos os colaboradores estejam cientes do posicionamento da marca e dos objetivos definidos no planejamento estratégico do negócio, para que trabalhem alinhados, rumo a um objetivo comum;
Integrar departamentos, equipes e pessoas e promover o adequado fluxo de informações confiáveis de forma transparente para assegurar o bom desempenho das atividades do dia a dia, dos processos e dos projetos.

Para que ela aconteça de maneira plena existem diversos canais que podem ser utilizados, como:

E-mail;
Intranet;
Boletins informativos;
Eventos internos;
Softwares de comunicação.

Escolher qual, ou quais, utilizar dependerá muito das características e cultura da empresa. Se sua empresa conta com profissionais que trabalham de forma remota, talvez seja mais interessante utilizar algum tipo de ferramenta de comunicação interna pois possibilitará a integração tanto de quem vai para o escritório quanto de quem não vai.

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Como melhorar a comunicação interna nas organizações?

Agora que já entendeu o que é, mais a importância de realizar uma boa comunicação interna no seu negócio, a pergunta que fica é: como fazer com que ela fique cada vez melhor?

É importante citar que estabelecer uma boa interação dentro da empresa vai além de saber quais ferramentas utilizar. É uma questão que precisa estar inserida na cultura organizacional para que não se perca com o tempo.

Algumas dicas para começar esse processo são:

Crie um plano de comunicação: isso ajudará você a estruturar e organizar sua comunicação e garantir que todos estejam na mesma página;
Use uma linguagem simples e direta: evite usar jargões ou termos técnicos que os funcionários possam não entender;
Seja consistente: não se comunique apenas quando há algo ruim para dizer. Comunique-se regularmente, mesmo quando há boas notícias;
Crie canais para as equipes: caso utilize algum software de comunicação interna, é interessante ter canais (ou grupos) separados para cada uma das equipes, assim assuntos mais detalhados não se perdem nos grupos mais gerais;
Ouça os funcionários: não apenas fale com os funcionários, ouça-os também. Dê a eles a oportunidade de compartilhar suas ideias e preocupações.

Com isso, você estará criando uma cultura organizacional que incentiva a troca de informações e uma comunicação transparente, fazendo com que as pessoas se sintam livres e seguras para expressar suas opiniões. Além disso, caso utilize algum tipo de software, essa estrutura tecnológica faz com que os processos de comunicação sejam mais ágeis e automatizados.

Confira no vídeo abaixo um exemplo do tipo de comunicação que poder ser destravada utilizando uma ferramenta de comunicação interna como Microsoft Teams, por exemplo. É só apertar o play!

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Saiba mais sobre o assunto:

Exemplos de comunicação interna para seguir

Concorda que nada melhor do que um bom exemplo para começar a implementar alguma estratégia na prática? Pensando nisso, separamos exemplos de como acontece a comunicação interna em duas empresas: o Trello e a Pluga.

Trello

A equipe responsável por um dos softwares mais usados para a gestão de tarefas, projetos e equipes, o Trello, é conhecida por sua cultura de teletrabalho, com colaboradores espalhados por diversos fusos horários ao redor do mundo.

Para manter esses times integrados, eles usam a comunicação interna e exemplos efetivos de como ela pode potencializar a produtividade, com ajuda da tecnologia.

A empresa conseguiu deixar as reuniões mais produtivas e focadas no que realmente importa para a discussão. Para isso, eles utilizam a própria ferramenta e seguem 4 passos para as reuniões semanais:

Ela tem uma data determinada (toda semana em tal dia), pauta definida com os cartões no quadro do Trello, e hora para terminar (não pode estourar o tempo limite nunca!);
Um “líder rotativo” será responsável por conduzir a reunião (conforme as pautas já definidas), passar a palavra de um para outro e encerrar no horário. Tem que ser rotativo para não sobrecarregar ninguém com esta tarefa;
Democracia ao definir a pauta: a pauta é definida pelo grupo, que vai enviando sugestões no quadro do Trello durante a semana, assim todos chegam preparados e cientes de tudo;
Há um “secretário” que anota tudo que foi decidido na reunião nos cartões apropriados, mantendo um histórico para consulta.

Pluga

Um outro exemplo que não poderia deixar de estar aqui é o nosso mesmo! Aqui na Pluga utilizamos a ferramenta Slack para nossa comunicação interna.

Nela, temos vários canais nomeados de acordo com o foco principal dele. Por exemplo: no canal “marketing” estão presentes apenas as pessoas que fazem parte dessa área.

Também contamos com os canais “general” e “papo de corredor” onde todos da empresa fazem parte. O primeiro é onde assuntos gerais da empresa são comunicados, assim todos ficam na mesma linha. Já o segundo é um espaço de descontração, é onde memes são comentados e curiosidades são faladas.

Além disso, a ferramenta permite conexão com o Google Calendar, por exemplo. Com isso, toda vez que tiver em alguma reunião é possível deixar no automático que o Slack “avise” que está ocupado, assim evita que alguém vá falar com você algo de extrema urgência.

Para entender mais um pouco do Slack, a ferramenta utilizada pela Pluga, assista o vídeo abaixo.

Integre ferramentas e dê um UP na produtividade

Utilizar algum tipo de software para a comunicação interna é a opção de muitas empresas, inclusive a nossa. Se esse for o seu caso, sabia que dá para deixar essa ferramenta ainda mais potente?

Fazendo a integração entre ferramentas utilizadas na rotina da empresa, é possível deixar no automático diversos processos comunicacionais. Isso evita, por exemplo, que alguém pare o seu tempo para conferir informações e dados de uma ferramenta para enviá-las manualmente para outras pessoas.

O melhor disso, é que usando a Pluga para fazer essa conexão não é necessário saber nada de codificação. Confira abaixo algumas automatizações prontas para serem realizadas: