Comunicação interna nas empresas: entenda como melhorá-la

Quando se fala em comunicação interna nas organizações, muitos associam com um mural de avisos no hall de entrada da empresa, ou com aqueles memorandos mais sérios. Mas o papel da comunicação interna nas empresas vai muito além disso.

De modo bem resumido, uma comunicação interna eficiente pode trazer muitos benefícios para as empresas. Ela pode ajudar, por exemplo, a melhorar a produtividade, a tomada de decisão, o atendimento ao cliente, a satisfação dos funcionários e a cultura organizacional.

Se você busca melhorar a comunicação dentro da empresa, então chegou ao lugar certo! Neste artigo vamos te mostrar: o que é, como melhorar e alguns exemplos de comunicação interna para serem seguidos.

Vamos lá!

O que é e qual a função da comunicação interna nas empresas?

Comunicação interna nas organizações é o conjunto de práticas usadas para divulgar o posicionamento e os objetivos do negócio para os colaboradores. Além disso, proporciona o pleno gerenciamento das operações a partir de um fluxo de comunicação ágil, confiável e transparente.

Portanto, a comunicação interna nas organizações conta com dois aspectos principais:

Fazer com que todos os colaboradores estejam cientes do posicionamento da marca e dos objetivos definidos no planejamento estratégico do negócio, para que trabalhem alinhados, rumo a um objetivo comum;
Integrar departamentos, equipes e pessoas e promover o adequado fluxo de informações confiáveis de forma transparente para assegurar o bom desempenho das atividades do dia a dia, dos processos e dos projetos.

Para que ela aconteça de maneira plena existem diversos canais que podem ser utilizados, como:

E-mail;
Intranet;
Boletins informativos;
Eventos internos;
Softwares de comunicação.

Escolher qual, ou quais, utilizar dependerá muito das características e cultura da empresa. Se sua empresa conta com profissionais que trabalham de forma remota, talvez seja mais interessante utilizar algum tipo de ferramenta de comunicação interna pois possibilitará a integração tanto de quem vai para o escritório quanto de quem não vai.

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Como melhorar a comunicação interna nas organizações?

Agora que já entendeu o que é, mais a importância de realizar uma boa comunicação interna no seu negócio, a pergunta que fica é: como fazer com que ela fique cada vez melhor?

É importante citar que estabelecer uma boa interação dentro da empresa vai além de saber quais ferramentas utilizar. É uma questão que precisa estar inserida na cultura organizacional para que não se perca com o tempo.

Algumas dicas para começar esse processo são:

Crie um plano de comunicação: isso ajudará você a estruturar e organizar sua comunicação e garantir que todos estejam na mesma página;
Use uma linguagem simples e direta: evite usar jargões ou termos técnicos que os funcionários possam não entender;
Seja consistente: não se comunique apenas quando há algo ruim para dizer. Comunique-se regularmente, mesmo quando há boas notícias;
Crie canais para as equipes: caso utilize algum software de comunicação interna, é interessante ter canais (ou grupos) separados para cada uma das equipes, assim assuntos mais detalhados não se perdem nos grupos mais gerais;
Ouça os funcionários: não apenas fale com os funcionários, ouça-os também. Dê a eles a oportunidade de compartilhar suas ideias e preocupações.

Com isso, você estará criando uma cultura organizacional que incentiva a troca de informações e uma comunicação transparente, fazendo com que as pessoas se sintam livres e seguras para expressar suas opiniões. Além disso, caso utilize algum tipo de software, essa estrutura tecnológica faz com que os processos de comunicação sejam mais ágeis e automatizados.

Confira no vídeo abaixo um exemplo do tipo de comunicação que poder ser destravada utilizando uma ferramenta de comunicação interna como Microsoft Teams, por exemplo. É só apertar o play!

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Exemplos de comunicação interna para seguir

Concorda que nada melhor do que um bom exemplo para começar a implementar alguma estratégia na prática? Pensando nisso, separamos exemplos de como acontece a comunicação interna em duas empresas: o Trello e a Pluga.

Trello

A equipe responsável por um dos softwares mais usados para a gestão de tarefas, projetos e equipes, o Trello, é conhecida por sua cultura de teletrabalho, com colaboradores espalhados por diversos fusos horários ao redor do mundo.

Para manter esses times integrados, eles usam a comunicação interna e exemplos efetivos de como ela pode potencializar a produtividade, com ajuda da tecnologia.

A empresa conseguiu deixar as reuniões mais produtivas e focadas no que realmente importa para a discussão. Para isso, eles utilizam a própria ferramenta e seguem 4 passos para as reuniões semanais:

Ela tem uma data determinada (toda semana em tal dia), pauta definida com os cartões no quadro do Trello, e hora para terminar (não pode estourar o tempo limite nunca!);
Um “líder rotativo” será responsável por conduzir a reunião (conforme as pautas já definidas), passar a palavra de um para outro e encerrar no horário. Tem que ser rotativo para não sobrecarregar ninguém com esta tarefa;
Democracia ao definir a pauta: a pauta é definida pelo grupo, que vai enviando sugestões no quadro do Trello durante a semana, assim todos chegam preparados e cientes de tudo;
Há um “secretário” que anota tudo que foi decidido na reunião nos cartões apropriados, mantendo um histórico para consulta.

Pluga

Um outro exemplo que não poderia deixar de estar aqui é o nosso mesmo! Aqui na Pluga utilizamos a ferramenta Slack para nossa comunicação interna.

Nela, temos vários canais nomeados de acordo com o foco principal dele. Por exemplo: no canal “marketing” estão presentes apenas as pessoas que fazem parte dessa área.

Também contamos com os canais “general” e “papo de corredor” onde todos da empresa fazem parte. O primeiro é onde assuntos gerais da empresa são comunicados, assim todos ficam na mesma linha. Já o segundo é um espaço de descontração, é onde memes são comentados e curiosidades são faladas.

Além disso, a ferramenta permite conexão com o Google Calendar, por exemplo. Com isso, toda vez que tiver em alguma reunião é possível deixar no automático que o Slack “avise” que está ocupado, assim evita que alguém vá falar com você algo de extrema urgência.

Para entender mais um pouco do Slack, a ferramenta utilizada pela Pluga, assista o vídeo abaixo.

Integre ferramentas e dê um UP na produtividade

Utilizar algum tipo de software para a comunicação interna é a opção de muitas empresas, inclusive a nossa. Se esse for o seu caso, sabia que dá para deixar essa ferramenta ainda mais potente?

Fazendo a integração entre ferramentas utilizadas na rotina da empresa, é possível deixar no automático diversos processos comunicacionais. Isso evita, por exemplo, que alguém pare o seu tempo para conferir informações e dados de uma ferramenta para enviá-las manualmente para outras pessoas.

O melhor disso, é que usando a Pluga para fazer essa conexão não é necessário saber nada de codificação. Confira abaixo algumas automatizações prontas para serem realizadas: