Guia prático: como criar planilhas inteligentes no Excel?

Utilizar planilhas inteligentes no Excel pode ser muito útil para qualquer empresa. Com elas é possível automatizar a inserção e troca de informações e agilizar a operação de um negócio. 

Quer entender como isso é possível? 🤔

Confira neste conteúdo, o que é e como criar planilhas inteligentes com respostas automatizadas mesmo sem entender nada de programação. 

O que é uma planilha inteligente? 3 funções para usar no excel

Antes de irmos para a parte prática, você sabe o que é uma planilha inteligente? De maneira básica, uma planilha inteligente ou automatizada é uma solução que pode ser realizada dentro do próprio Excel. 

Com ela é possível fazer com que diversas tarefas sejam automatizadas, como por exemplo:

• Informações sejam trocadas entre planilhas; 
• Uma planilha buscar dados de outros aplicativos.

Para isso, é necessário habilitar algumas fórmulas e funções dentro da planilha Excel. São elas: Macro, SOMASE e PROCV.

Confira o que cada uma dessas funções significa.

Macros

Macros do Excel são uma série de comandos que ficam gravados na ferramenta. Assim, é possível acessá-los e executá-los sempre que for necessário. 

Elas existem para que você nunca mais precise fazer a mesma tarefa todos os dias. Por isso, configurar uma macro é uma excelente opção para quem quer automatizar um conjunto de ações e realizá-las de uma só vez. 

Para que isso aconteça, você precisa: 

• “Gravar” uma macro que, basicamente, vai memorizar todos os cliques, tarefas ou fórmulas inseridas durante a construção da ação;
• Em seguida, será preciso transformar uma célula em um “botão” e, assim que você clicar nele, todos aqueles passos vão se repetir.

Essa função fica disponível na guia “Desenvolvedor” no painel de controle no topo da planilha. Se você não encontrar essa função, é possível ativá-la nas configurações do Excel. 

Objetivos para usar as macros do Excel

É possível utilizar as macros do Excel para realizar diversas ações, entre elas podemos citar:

• Exibir mensagens quando uma planilha for aberta;
• Atualizar datas e horas em uma célula específica;
• Executar a mesma ação em diversas células selecionadas;
• Identificar fórmulas;
• Alterar as cores das células de acordo com a ação do usuário.

Como usar a função SOMASE do Excel?

Resumidamente, a função SOMASE do Excel é utilizada para somar números a partir de uma determinada condição. Imagine a seguinte situação: 

Uma pessoa que é dona de um e-commerce, vende dezenas (ou centenas) de produtos todos os dias. Como saber a soma total dos faturamentos de cada dia da semana durante um mês? 🤔

A planilha de controle de vendas é um pouco extensa e para verificar e somar os números de cada dia pode demorar um bom tempo.

Para agilizar esses cálculos, a função SOMASE se torna essencial, porque é através dela que poderemos configurar a soma de quais valores desejamos saber, e em qual intervalo do mês. Tudo conforme o que for determinado. 

No caso deste exemplo, esta soma vai obedecer ao seguinte critério:

Some os valores das vendas se o dia da semana for “X”

A sintaxe para utilizar esta função é: SOMASE(intervalo; critérios; [intervalo_soma]).

Situações para usar a função SOMASE

Existem outros tipos de situações corriqueiras para utilizar a função SOMASE dentro de uma empresa. Alguns exemplos são:

• Controlar entradas e saídas em uma planilha de Fluxo de Caixa; 
• Atribuir comissões aos vendedores da equipe de vendas;
• Realizar análises parciais de faturamento.

Função PROCV no Excel 

A terceira dica para entender como fazer planilhas inteligentes no Excel é utilizar a função PROCV. Essa é uma das funções mais utilizadas no Excel.

O motivo? Ela permite que você encontre um registro, em um grande intervalo, que esteja vinculado com a informação que você já tem em mãos. 

A sintaxe para utilizar esta função é: PROCV(chave_pesquisa; intervalo; índice; [classificado]).

Mas como assim? 

Suponhamos que você está procurando por um produto específico em uma lista extensa de mais de mil itens cadastrados com seus respectivos códigos de barra. 

Você já sabe qual é o código do produto, mas vai levar muito tempo procurando em cada linha da planilha qual é o nome do produto correspondente àquele código.

Usando a função PROCV, em poucos segundos o Excel vai te revelar o nome que está procurando. No vídeo a seguir, está bem detalhado o passo a passo dessa função:

Algumas adaptações dessa fórmula podem permitir que você encontre uma informação com mais de um critério, como por exemplo: a busca por uma carga que chegou em um determinado dia, entregue por uma determinada empresa. 

Situações para usar a PROCV

A função PROCV é bem versátil e pode ser utilizada para diversas finalidades, dependendo das necessidades da empresa. Com ela é possível:

• Buscar dados de funcionários;
• Controlar o estoque de sua loja (afinal, é possível fazer controle de estoque no Excel de forma automatizada);
• Registrar pedidos de vendas.

Como automatizar uma planilha no Excel? 3 casos de uso

Agora você já conhece os principais recursos que podem tornar a sua planilha Excel inteligente. Mas, ainda assim está parecendo algo complicado? 

Não precisa ser assim!

Automatizar uma planilha Excel pode ser mais fácil do que você imagina. Utilizando uma plataforma de integração de ferramentas, como a Pluga, você pode fazer da sua planilha mais inteligente automática em poucos passos.

Uma boa opção de automatizar sua planilha do Excel na Pluga é na substituição de caracteres. Confere só no artigo abaixo o que é possível fazer:

Como fazer a integração com o Formatador da Pluga para substituir caracteres no Excel?

E a integração entre ferramentas na Pluga vai além da substituição automática de caracteres no Excel, você pode coletar automaticamente dados de suas ferramentas preferidas, como, por exemplo: 

• CRM;
• Automação de marketing;
• Gateway de pagamento.

O caminho inverso também acontece! Com a automação de planilhas Excel você consegue enviar os dados de uma linha para outros programas baseados na nuvem.

E a melhor parte: não é preciso configurar macros, decorar fórmulas ou ter que abrir o outro aplicativo e coletar os dados manualmente para fazer o preenchimento de células.

Separamos 3 casos de uso onde a integração de ferramentas com Excel podem ser úteis. Confira a seguir.

Excel + ERP

Se você utiliza algum sistema de gestão empresarial, integrar seu ERP ao Excel é o caminho mais rápido para acabar com o “copia e cola” entre abas. Uma opção bastante interessante de integração pode ser a seguinte:

Toda vez que uma nova linha for criada em uma planilha inteligente Excel, essa informação pode ser enviada para seu ERP, cadastrando um cliente ou fornecedor, por exemplo, ou lançando um “contas a receber”. Da mesma forma, se um pedido for criado em seu ERP, uma linha poderá ser acrescentada em uma planilha Excel.

Benefícios dessa integração:

• Agilidade no fechamento de mês: seus lançamentos de “contas a pagar e receber” ficam sempre atualizados em tempo real, sem precisar exportar relatórios pesados do ERP no fim do dia;
• Visão consolidada: você consegue cruzar dados financeiros do ERP com metas de vendas que estão apenas no Excel, facilitando a criação de Dashboards de performance;
• Redução de erros humanos: ao automatizar o envio de dados (como novos fornecedores ou notas fiscais), você elimina o risco de digitar valores errados no sistema de gestão.

Confira alguns exemplos de automação para aplicar na sua integração entre Excel e um ERP:

Excel + Ferramenta de automação de marketing

Integrar sua planilha Excel com sua ferramenta de automação de marketing é o segredo para ter um fluxo de vendas muito mais ágil e sem falhas. Em vez de exportar contatos manualmente, essa integração permite que os dados fluam livremente entre as plataformas, garantindo que o seu time comercial receba informações quentes no momento certo.

Essa integração proporciona muitas automatizações interessantes, entre elas:

• Criar uma linha na sua planilha Excel automaticamente sempre que um lead se tornar uma oportunidade; 
• Criar uma linha na sua planilha Excel automaticamente sempre que um lead atingir determinado status no fluxo de automação;
• Toda vez que uma nova linha for criada em uma planilha, o status do lead pode ser mudado para “cliente”.

Benefícios dessa integração:

• Lead Scoring em tempo real: você pode usar fórmulas do Excel para calcular a pontuação de leads conforme eles entram na planilha e devolver essa informação para a ferramenta de marketing, priorizando quem tem mais chance de compra;
• Acompanhamento estratégico do funil: permite que gestores visualizem o volume de novos contatos e a saúde do funil sem precisar acessar a ferramenta de automação, facilitando o compartilhamento de resultados em reuniões;
• Segmentação inteligente e limpa: ao atualizar dados ou categorias na planilha, você pode disparar tags automáticas na sua ferramenta de marketing, garantindo que sua base receba comunicações personalizadas e ultra segmentadas.

Confira alguns exemplos para integrar as ferramentas:

Excel + Gateway de pagamentos

Controlar as entradas registradas de um e-commerce por um gateway de pagamento pode ser bem complexo. Mas você pode tornar esse processo mais fácil e inteligente, integrando seus lançamentos com uma planilha Excel.

É possível, por exemplo: 

• Ter uma nova linha preenchida em uma planilha caso um pagamento seja criado; 
• em outra planilha, se ele for recusado; 
• e mais outra, se for aprovado; 
• E assim por diante.

Outra opção, também, é criar cobranças ou clientes na sua plataforma de automação financeira, toda vez que uma linha for criada em determinada planilha.

Benefícios dessa integração:

• Conciliação bancária automática: você visualiza em uma única planilha o que foi aprovado, pendente ou estornado, facilitando o bate-papo com o extrato bancário;
• Gestão de inadimplência: automatize o envio de leads que tiveram o pagamento recusado para uma planilha específica. Assim, seu time comercial pode agir rápido na recuperação dessa venda;
• Previsibilidade de caixa: com os pagamentos aprovados caindo direto no Excel, fica muito mais fácil projetar o fluxo de caixa dos próximos meses usando apenas algumas fórmulas básicas.

Veja abaixo os exemplos de automação:

Automatize dezenas de processos com sua planilha inteligente Excel

Agora que já sabe tudo sobre o que é e como criar planilhas inteligentes no Excel, sabia que dá para automatizar diversos outros processos para além do que citamos aqui?

Na Pluga existem integrações prontas do Excel com mais de 100 ferramentas. E o melhor é que para realizá-las não é necessário digitar uma linha de código sequer.

Confira abaixo algumas automatizações disponíveis e comece agora mesmo a turbinar os processos da sua empresa.

Para não esquecer!