Automatizar envio de e-mail a partir de uma planilha no Excel pode economizar tempo, evitar erros e garantir que nenhuma informação importante deixe de ser enviada. E se você lida com comunicações recorrentes, essa é uma integração que pode ser – muito – útil para a sua rotina.
E o melhor disso é que nem é preciso saber uma linguagem mais técnica. Utilizando plataformas de integração, como a Pluga, por exemplo, você configura a integração entre Excel e Gmail em poucos cliques. 🪄
Quer entender como isso é possível? É só continuar a leitura.
Veja também:
Como automatizar envio de e-mail? Tutorial Excel + Gmail
Automatizar o envio de e-mails no Gmail (ou Outlook) a partir de informações de uma planilha do Excel pode ser uma solução simples e eficiente para quem precisa otimizar processos de comunicação. Esse fluxo não só agiliza o trabalho, mas também garante precisão nas mensagens enviadas.
Neste tutorial, vamos te guiar passo a passo da automatização na Pluga. Antes de começar você precisará de:
- Uma conta na Pluga;
- Uma planilha no Excel;
- Um e-mail cadastrado no Gmail.
Feito isso, vamos para o passo a passo da seguinte automatização:
Passo a passo integração Excel + Gmail para automatizar envio de e-mail
- Acesse a Pluga e escolha as ferramentas
Faça o login ou cadastro (gratuito) na Pluga. Clique na opção “Selecionar ferramenta” e busque por Excel, em seguida escolha o gatilho “Nova linha criada”. Selecione agora o Gmail e a ação “Enviar e-mail”.
Após clique em “Automatizar”. - Conecte sua conta do Excel
Agora, é hora de conectar sua conta do Excel na Pluga. Para isso basta clicar em “Conectar nova conta”.
- Ajuste as opções do Excel
Aqui é onde você irá selecionar a pasta do seu OneDrive onde sua planilha está; a planilha que será utilizada na automatização; a aba onde estarão as informações necessárias para a criação do e-mail e a coluna gatilho que ativará o envio desses dados para o Gmail.
💡 O que é a coluna gatilho? É a coluna que, ao ser preenchida, aciona a automatização. Se essa coluna não for preenchida, o e-mail não será enviado.
Por isso, escolha uma coluna que sempre terá um valor preenchido, como o campo “E-mail“.
- Configure os filtros (opcional)
Se quiser, você pode definir filtros para que os e-mails sejam enviados apenas quando determinadas condições forem atendidas. Por exemplo, enviar um e-mail apenas se uma célula contiver uma palavra específica.
Caso não queira usar filtros, basta continuar para o próximo passo. - Conecte sua conta do Gmail
Agora, conecte sua conta do Gmail à Pluga. Os passos são os mesmos que fez ao conectar o Excel. Feito isso clique em “Continuar”.
- Personalize o e-mail
Agora, chegou a parte mais importante: definir como será o e-mail enviado. Nesta etapa existem 3 opções obrigatórias:
Assunto: onde você pode inserir um texto fixo ou mesclar com informações da planilha.
Mensagem: o local onde você irá personalizar a mensagem com variáveis da planilha.
Destinatário: opção onde escolherá a coluna “e-mail” da sua planilha
Existem também campos opcionais que você pode preencher ou não. Um que recomendamos que seja preenchido é o de “Tipo de mensagem” escolha a opção “Texto” para que a mensagem seja enviada de uma maneira mais amigável. - Finalize a automatização
Após preencher tudo corretamente, clique em “Continuar” e depois em “Finalizar automatização”.
Pronto! Automatização concluída ✅
Agora, sempre que uma nova linha for adicionada à sua planilha, um e-mail será enviado automaticamente pelo Gmail! Fácil, rápido e sem precisar programar. 🎉
Bônus: automatizar rascunho e envio de e-mail com Google Sheets + Gmail
Além do Excel também é possível fazer essa automatização com o Google Sheets. Ah! E você tem ainda a outra opção que é a de criar rascunhos de e-mail.
Afinal, tem vezes que é bom dar uma conferida antes da mensagem ser enviada, né? 😅
Todo o processo de configuração da automatização é bem parecido com o que mostramos aqui na integração entre Excel e Gmail. A única diferença é que a ferramenta de planilha online será o Google Sheets.
Para começar essa automatização é só clicar em “Automatizar” aqui embaixo.
Leia também:
- Como salvar anexos de e-mails em uma pasta automaticamente
- Como mandar email automático e parar de perder tempo ao divulgar seu negócio
- Planilha de acompanhamento de vendas automatizada: tutorial + benefícios
- Automação de email marketing: uma das mais efetivas ferramentas para conquistar clientes
Benefícios de enviar e-mails automaticamente
Agora que você já viu como é o processo de criar automatizações para envio de e-mail e também criação de rascunhos, quais os reais benefícios disso? 🤔
Existem algumas vantagens em deixar essa tarefa no automático, são elas:
- Economia de tempo: com o envio automático de e-mail o trabalho repetitivo de copiar dados da planilha e enviar e-mails manualmente é eliminado. Isso libera mais tempo para focar em tarefas estratégicas;
- Menos erros manuais: o risco de erros como: esquecer um destinatário, enviar informações incompletas ou repetir comunicações é reduzido;
- Escalabilidade: mesmo com o aumento no volume de dados ou destinatários, a automação garante que todos os e-mails sejam enviados com a mesma agilidade e padrão;
- Comunicação consistente: ao padronizar os e-mails enviados, você transmite mais profissionalismo e mantém um histórico de interações bem organizado.
E todos esses benefícios são conquistados ao criar integrações entre ferramentas em uma plataforma de fácil usabilidade.
No final vai até parecer mágica. 🤩
Ah! E existem muitas outras opções para automatizar suas tarefas, afinal são mais 100 ferramentas disponíveis para integrar.
Ou seja, é um mundo de possibilidades! 🤯
Confira mais algumas delas abaixo:
Perguntas frequentes
Para automatizar o envio de e-mails com o Excel e Gmail, basta usar plataformas como a Pluga. Após se cadastrar na Pluga, conecte sua conta do Excel e Gmail, escolha o gatilho e ação da automatização e configure os campos necessários. Assim, sempre que uma nova linha for adicionada, um e-mail será enviado automaticamente.
Automatizar o envio de e-mails economiza tempo, reduz erros manuais, garante escalabilidade e proporciona uma comunicação consistente.
